合思档案：解锁企业财务档案管理新密码

在数电票时代的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理信息化建设亟待加速。数电票管理的特殊性，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

传统的纸质档案管理模式，存在着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要花费大量资金用于存储，而且占用大量空间。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，浪费大量时间。

此外，传统纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的希望。

合思档案解决方案：一站式满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的优势。其业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上通过一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能模块：全面赋能档案管理

合思档案拥有多个功能模块，展现了其全面的档案管理能力。
智能采集支持多源采集，包括接口互联、自主采集、手动采集和自主补录。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
预归档服务提供自动归档、业务检测、检测台账、动态介质打标、增量归档、归档管理等功能，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
基础管理涵盖档号管理、账套管理、组织权限管理、水印管理、动态API管理、检索方案管理、审批流管理、版式文件管理、采集源管理、申请模板管理、库房管理、任务管理等。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。
档案服务提供身份调查、全文检索、档案借阅、多值批量检索、档案移交、档案鉴定、外部调阅、档案销毁、审批事项、凭证成套导出等功能，以及实物管理方案，如待到单清单、批量到单、扫码装盒、打印盒内清单、扫码上下架、单据电实匹配、档案盒管理、虚拟库存管理等。

合思档案核心亮点：凸显优势引领变革

大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理能力，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。同时，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还提供档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等功能。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，用户可在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家政策对于电子会计档案管理的各项要求，包括法律效力、全生命周期管理闭环等。

合思档案应用价值：为不同角色创造价值

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案典型场景：展现广泛适用性

档案调阅支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。
审计方面，合思档案可辅助审计，提供证据方案库、审计抽凭、穿行测试等功能，实现审计工作的高效开展。审计人员可通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作。
合规管理上，通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，满足国家政策对于电子会计档案管理的合规要求，帮助企业应对数电票时代的合规挑战。
业务协同实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。

合思档案成功案例：实力见证效果

年单据量2.6亿的企业通过合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。
集团型企业通过合思档案解决了档案管理流程复杂、人工环节多、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难的问题。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
多系统数据互联企业通过合思档案解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一通过合思档案解决了低效的档案管理现状，实现了数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：树立行业标杆

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。创立于2014年11月，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思档案具有强大的技术实力，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。它提供领先的单套制电子会计档案管理平台，具备便捷调阅不打印，混序归集免组装，大数据解决方案，档案扩展解决方案，费控系统，业务系统，数电票解决方案，实物备查解决方案等多种功能，满足企业不同场景下的档案管理需求。

综上所述，合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化建设中发挥重要作用。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。

如果您的企业也想提升档案管理重要性，实现财务档案管理的数字化转型，欢迎选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，扫码关注合思微信公众号和小程序，还能点击免费试用，开启财务档案管理的数字化之旅。