在当今数字化浪潮席卷的时代，国家政策正大力推动电子凭证的数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开启了全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，积极投身于企业财务数字化转型的浪潮中。作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润，为企业在数字化转型的道路上保驾护航，同时也在差旅策略与成本节约方面发挥着重要作用。
传统财务痛点凸显企业困境
在传统财务管理模式下，许多企业面临着诸多困境，某世界500强旗下教育服务品牌便是典型代表。
企业的业务和财务系统众多，且相互独立运行。这导致数据之间无法实现互通，结构化数据的提取变得异常困难。在处理电子发票时，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。这在差旅报销等场景中尤为明显，员工提交的大量电子发票需要财务人员逐一处理，增加了工作负担和成本。
实物存档方面，该企业也面临着诸多问题。实物档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。然而，即便投入了大量的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着合规风险。而且，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，财务人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。
在档案查阅方面，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕机制，无法多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低。在企业进行差旅费用核算和审计时，查找相关档案资料变得十分困难，影响了工作效率和决策的准确性。
合思打造全面电子化会计档案管理方案
针对该企业的财务痛点，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，全面解决企业在财务管理方面的难题，助力企业实现差旅策略与成本节约。
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广泛连接异构系统实现档案应收尽收
合思的方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。通过40种以上的自动封装接口，合思能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发即可介入，真正实现了档案的应收尽收。在差旅管理方面，无论是员工的差旅申请、报销发票，还是相关的审批流程记录，都能通过接口准确无误地纳入档案管理系统，为企业提供完整的差旅数据支持。 -
多样接口传输方式确保数据准确录入
接口传输方式多样也是合思方案的一大优势。影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，能够满足企业不同场景下的档案录入需求。在差旅报销过程中，员工可以通过手机拍照上传差旅发票，系统自动识别并录入相关信息，大大提高了数据录入的效率和准确性。 -
完善自动归档功能实现全流程管理
合思的自动归档功能十分完善，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。在差旅档案管理方面，系统能够自动对员工的差旅费用进行分类、组单，对发票的真实性、合法性进行检测，确保差旅费用的合规性。同时，员工可以通过系统进行档案借阅，实现了差旅档案的便捷管理。 -
全面涵盖会计类档案管理范围
会计类档案管理范围涵盖了内部（凭证、订单、会计账薄等）和外部（纸质发票及影像、银行电子回单等）各类档案。在差旅管理中，企业的差旅费用凭证、订单信息、银行回单等都能得到妥善管理，为企业的财务管理提供了全面的支持。
显著成果证明方案有效性
该企业在采用合思的方案后，取得了显著的成果，充分证明了合思方案在差旅策略与成本节约方面的有效性。
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实现线上单套制管理提高工作效率
年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在差旅管理方面，企业可以通过系统对员工的差旅费用进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效。员工在申请差旅报销时，财务人员可以快速查询相关的费用记录和审批流程，大大缩短了报销周期。 -
提升财务数据自动化率降低人力成本
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。在差旅管理中，自动化的报销流程减少了人工干预，降低了人力成本。同时，系统能够自动对差旅费用进行分析和预警，帮助企业制定更加合理的差旅策略。 -
节约物理存储空间和维护成本
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。在差旅管理方面，电子档案的存储方式避免了纸质档案的大量堆积，降低了存储成本。同时，电子档案的安全性和可追溯性也得到了提高。 -
提高财务作业自动化率优化成本结构
财务作业自动化率达91.6%，其中合思费控占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。在差旅管理中，合思费控系统能够对员工的差旅费用进行实时监控和控制，优化了企业的成本结构。通过对差旅费用的精细化管理，企业可以实现差旅策略与成本节约的目标。
合思推动企业财务数字化转型展望未来
合思在推动企业财务数字化转型方面发挥着重要作用。其为企事业单位提供的财务数智化产品和服务，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，在差旅策略与成本节约方面成效显著。
随着电子凭证会计数据标准的推广应用，电子凭证的全链无纸化将成为未来的发展趋势。这不仅有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，还能贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。
在数电票和智能化时代的推动下，将有一部分企业率先迈进L5高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路的智能化无需报销。这将为企业的财务管理带来革命性的变革，进一步提升企业的竞争力。
如果你也想提升企业财务管理效率，实现差旅策略与成本节约，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，了解合思的财务数智化解决方案，还可以免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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