在数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度在我国推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了航空运输电子客票行程单的数字化征程。这些举措如同催化剂，让我国电子凭证开具端迅速实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账和归档难题，即将迎来全面解决的曙光，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集就像是一座知识宝库，为企业在电子凭证数字化转型的道路上提供了极具价值的参考和借鉴。其中，好想你健康食品股份有限公司的成功实践，就是一个典型的智能文档搜索应用范例。
红枣巨头档案管理痛点重重
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的璀璨明星。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的财务档案管理方式逐渐成为了企业发展的掣肘。
在财务归档环节，工作人员需要耗费大量的时间和精力，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都像是一个需要解开的谜题，在繁琐的核对过程中，档案遗失的情况时有发生，这不仅增加了工作的不确定性，也给企业的财务管理带来了潜在的风险。
纸质档案的查找更是让人头疼不已。受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和人力。工作人员需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。智能文档搜索在这种传统管理模式下显得尤为迫切。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，在当前竞争激烈的市场环境下，这种成本的增加对企业的发展产生了一定的影响。
合思档案精准破局智能管理
面对好想你在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案，其中智能文档搜索功能发挥了关键作用。
打破壁垒数据同源：合思档案实现了数据的互联互通，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过智能文档搜索，财务人员只需一键操作，就能联查到相关的单据、发票、回单和凭证，极大地提高了工作效率。以往需要花费大量时间和精力进行的核对工作，现在通过智能文档搜索瞬间就能完成，让财务人员从繁琐的事务中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
自动组装审计便捷：在审计环节，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计的高效化。智能文档搜索能够快速准确地定位到所需的档案数据，为审计工作提供了有力的支持。内外审计人员可以通过智能文档搜索，快速获取所需的资料，大大提升了审计效率，减少了审计时间和成本。
实物高效管理：合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。通过智能文档搜索，查阅者可以轻松查询到电子档案的相关信息，并根据信息定位到实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，也避免了因实物档案管理不善而导致的遗失和损坏问题。
应用成效显著效益大幅提升
好想你在应用合思档案后，取得了显著的成效，智能文档搜索功能功不可没。
在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力进行的档案核对和查找工作，现在通过智能文档搜索和系统的自动化处理，大大减轻了工作人员的负担。员工们不再需要在繁琐的档案管理中耗费大量时间，工作效率得到了极大的提升。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案的数字化管理和智能文档搜索功能，总部能够快速准确地接收和处理各部门的档案信息，避免了信息传递的延误和错误，提高了管理的效率和准确性。
借阅管理减少了67%的管理耗时。智能文档搜索让借阅者能够快速找到所需的档案，减少了借阅过程中的等待时间和管理成本。同时，系统的借阅记录和归还提醒功能，也让借阅管理更加规范和有序。
预计每年可减少综合成本20万元。这一成果得益于合思档案的高效管理和智能文档搜索功能，通过减少人工成本、空间成本和时间成本，为企业带来了实实在在的经济效益。
合思档案就像是企业财务档案管理的得力助手，它能够帮助企业解决财务档案管理中的各种难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案无疑是企业的最佳选择。
我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型的进程，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在这个充满机遇和挑战的时代，企业应该积极行动起来，拥抱数字化转型，借助智能文档搜索等先进技术，提升自身的竞争力。
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