在当今数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的挑战，尤其是财务档案管理领域。2025 年即将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设亟待加强。在纸电混合时代，高达 90%的企业遭遇了各种档案管理问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥潭。
企业在推行数字化的进程中，通过 OA 系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。要保证企业财务档案管理合规，实现全面数字化，就必须确保档案的原生性。传统的纸质档案管理存在诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，也就是电子存档平台，来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求，如数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。
在这样的背景下，合思档案作为一款专业的电子存档平台应运而生，它为企业解决这些难题提供了及时而有效的方案。
合思档案全面解决方案：满足多元需求
合思档案作为一款出色的电子存档平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上采用一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案独具特色，它允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，电子存档平台帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
合思档案核心功能优势：数据管理新体验
合思档案电子存档平台在数据采集、制档、管理和应用等方面展现出了强大的核心功能和显著优势。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，该电子存档平台支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。此外，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。该电子存档平台支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
合思档案实际应用案例：成效显著见证实力
众多不同类型的企业已经选择了合思档案电子存档平台，并取得了显著的成效。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案电子存档平台为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。例如，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案电子存档平台的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案电子存档平台的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
中国最大的 K12 民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理流程复杂、利用不便等问题。合思档案电子存档平台的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案电子存档平台助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。众多知名企业如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都选择了合思档案电子存档平台，并取得了显著的管理成效和积极的用户反馈。企业可以借鉴这些成功案例，果断选择合思档案电子存档平台，为自身的发展注入新动力。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。企业可通过多种方式与合思取得联系，开启财务档案管理的数字化之旅。现在就免费试用合思档案电子存档平台，体验高效、合规的财务档案管理解决方案！
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