合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在市场上扩张。相关政策明确提出，2025年要完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，且电子发票接收在政策上合法合规。早在2016年，电子会计档案的法律效力就得到了肯定，2020年电子凭证的法律效力也得到确认。

然而，因数电票管理要求的特殊性，企业在财务档案管理方面面临着全新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，加快信息化建设的步伐。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，可谓应运而生。它能为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，其服务能力和覆盖范围不容小觑。

传统财务档案管理痛点剖析

传统财务档案管理就像一座沉重的大山，给企业带来了诸多难题。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂。大量的纸质档案不仅需要占用巨大的储存空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，费用分析辅助决策更是无从谈起。
财务人员则被繁重的档案整理工作压得喘不过气来。档案数据量大，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了他们的工作热情，也影响了费用分析辅助决策的效率。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐，耗费大量时间和精力，无法为费用分析辅助决策提供及时有效的数据。
从成本角度来看，传统档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，传统档案管理还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏。

合思档案整体解决方案策略

• 满足不同角色需求
  合思档案针对不同角色的需求，提供了个性化的解决方案。
  对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为费用分析辅助决策提供有力支持。
  对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，使费用分析辅助决策更加精准。
  在服务外部审计时，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员无需进入档案室，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，为费用分析辅助决策提供了更便捷的审计环境。

• 适应多种场景需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为费用分析辅助决策提供了全面的数据支持。

合思档案核心模块揭秘

• 大数据解决方案：数据高效处理专家
  大数据解决方案是合思档案的核心竞争力之一。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值。同时，它还能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等能力，为费用分析辅助决策提供了强大的数据处理能力。
• 档案扩展解决方案：灵活定制档案管理
  档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，为费用分析辅助决策提供了更灵活的档案管理方式。
• 证据链完整性解决方案：保障财务合规基石
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它还创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为费用分析辅助决策提供了可靠的财务数据基础。
• 数电票解决方案：数电票全流程闭环管理
  数电票解决方案响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广。它帮助企业合规高效应用会计数据标准，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为费用分析辅助决策提供了准确的发票数据。

合思档案竞争优势突显

合思档案在市场上具有显著的竞争优势。
在技术方面，合思档案拥有强大的技术能力。自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为费用分析辅助决策提供了可靠的技术保障。
在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，满足国家档案局发布的相关标准和规定，如《文书类电子档案检测一般要求》中的四性检测要求，电子会计档案合规性管理有保障，确保费用分析辅助决策的合法性和准确性。
在功能方面，合思档案功能全面且灵活。它可广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，具备强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，还提供多种便捷功能，如多维检索、一站式预览、穿透联查等，为费用分析辅助决策提供了丰富的功能支持。
在降本增效方面，合思档案具有显著的效果。它能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，让企业在费用分析辅助决策中更加注重成本效益。

合思档案成功案例展示

• 某海量单据企业的数字化转型
  有一家某年单据量达2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，大幅减少了凭证与单据关联、单据与单据关联的时间，为费用分析辅助决策提供了高效的数据处理能力。
• 重型装备制造集团的档案管理变革
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为费用分析辅助决策提供了更清晰的档案管理环境。
• 多系统数据互联企业的高效管理
  一家多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为费用分析辅助决策提供了更高效的数据查询和匹配能力。
• 民办教育集团的档案管理优化
  中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为费用分析辅助决策提供了更便捷的档案利用方式。

合思服务体系保障

合思拥有完善的服务体系。
在服务网络方面，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供广泛的本地化服务，确保企业在费用分析辅助决策过程中能得到及时的服务支持。
在技术支持方面，合思拥有专业的技术团队，自主研发工具包，具备强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，为客户提供稳定可靠的技术支持，保障费用分析辅助决策的技术稳定性。
在服务理念方面，合思秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，坚持“客户至上”的原则，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，为费用分析辅助决策提供了优质的服务体验。
合思还提供多种便捷的联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便客户随时咨询和获取服务。

合思档案价值总结

合思档案在解决企业财务档案管理问题上发挥着至关重要的作用。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能满足企业在数字化转型过程中的档案管理需求，为费用分析辅助决策提供了有力的支持。
合思档案帮助众多不同行业的企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效等目标，如提升管理效率、降低成本、保障数据安全合规等，具有显著的实际应用效果。合思拥有广泛的服务网络和专业的技术支持团队，以客户为中心不断迭代产品，能为企业提供全方位、优质的财务数智化服务，助力企业实现全面数字化转型。

如果您想亲身体验合思档案为企业财务档案管理和费用分析辅助决策带来的变革，现在就可以免费试用合思档案，开启企业数字化转型的新篇章。