合思档案：引领电子归档解决方案新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要应对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据难以有效利用。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，企业面临着较高的合规风险，财税管理效率低下。

一、合思档案：多元场景定制化解决方案

合思档案针对企业在财务档案管理方面的痛点，提出了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，从而实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。

在外部审计方面，合思档案为审计提供了便利。审计人员无需进入档案室，就能实现档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料。

二、合思档案功能概览：全生命周期管理利器

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。它包括智能采集，通过外部生态和内部多种方式进行数据采集；预归档服务，提供多种归档方案；基础管理，涵盖档号管理、档案储存等多个方面；档案服务，包括身份调查、实物管理方案等；统计分析，如进销项统计、资金统计等；应用层，如辅助审计、证据方案库等。

合思档案具备多源采集功能，接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。

三、合思档案核心亮点：独特优势铸就卓越品质

合思档案具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

四、合思档案价值体现：多维度赋能企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其重要体现。企业可以彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，同时保障了管理的合规性，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，发挥了数据的价值。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效。

五、合思档案典型场景：直观呈现应用方式

合思档案在多个典型场景中有着出色的应用。

在报销业务场景中，发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节，通过档案关联规则梳理、组装和完整性检测，保障了财务合规。

数电票管理场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。

实物档案管理场景，在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。

审计场景中，审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料。

六、合思档案成功案例：数据见证可靠有效

众多企业的成功实践证明了合思档案的可靠性和有效性。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理实现自动化，企业成本降低。数据指标显示，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

七、合思档案市场定位：差异化优势凸显独特地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

它提供多种特色解决方案，如大数据解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案等，满足企业多样化的档案管理需求。

具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，且拥有100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力。

合思档案作为专业的电子归档解决方案，能够帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它能满足企业不同场景下的档案管理需求，提供全方位财务数智化服务，帮助企业挖出更多净利润，让有限资源发挥更有效的作用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，以更好地适应市场变化和企业需求。它有望帮助更多企业实现业财融合，提升财务管理效率和决策的科学性，为企业的可持续发展提供有力支持。

如果您的企业也想开启高效、合规的财务档案管理之旅，不妨选择合思档案。欢迎拨打400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，也可通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取最新动态。现在还可免费试用，感受合思档案带来的便捷与高效。