合思档案：引领企业差旅费报销及档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业发展的必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），作为财务数智化领域的佼佼者，以其领先的单套制电子会计档案管理平台——合思档案，在行业中崭露头角。合思成立以来累计融资超15亿元人民币，秉持以客户为中心的服务理念，在全国多地设立研发中心和直营服务网络。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，通过合思的全方位财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

数电票扩张下的档案管理困局

• 数电票来袭企业档案管理临大考
  2025年数电票将实现全覆盖，目前全国36个省市区已完成数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设的短板亟待弥补。政策层面，电子发票的接收已被认定为合法合规，如2016年1月1日电子会计档案的法律效力得到肯定，2020年3月23日电子凭证的法律效力也得到认可。然而，数电票管理有着特殊要求，企业必须拥有专业的“电子会计档案管理平台”，才能适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。比如数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档。在纸电混合时代，90%的企业在档案管理方面问题频出，企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用等难题，差旅费报销相关的档案管理也深受影响。

企业档案管理痛点剖析

• 成本居高不下资源浪费严重
  企业在档案管理方面存在诸多痛点，首先是高显性成本。纸质凭证输出需要大量耗材，档案室、档案柜等存储空间的需求也极大，这无疑是对企业资源的一种浪费。在差旅费报销中，大量的纸质发票、报销单据等都需要耗费纸张进行打印和保存，增加了企业的成本。
• 隐形成本高企协作效率低下
  高隐形成本也是一大问题。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用，内部协作滞后。财务人员在处理差旅费报销档案时，需要手动逐一匹配、核对确认大量的数据，不仅耗费时间，而且容易出错，降低了工作热情。
• 合规风险高悬财税管理低效
  高合规风险同样不容忽视。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素损坏，导致财税管理效率低下。在差旅费报销中，如果电子发票管理不善，可能会面临税务风险，影响企业的合规经营。

合思档案破局之道

• 多元方案满足不同场景需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是差旅费报销档案，还是其他业务的档案管理，都能得到有效的解决。合思不仅仅是提供一款电子档案管理产品，更是将管理与服务相融合，与企业携手创造协作价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型助力。
• 针对不同角色定制解决方案
  合思档案为不同角色提供针对性解决方案。对于CEO/高管，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率；对于归档员/财务，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。在差旅费报销管理中，不同角色都能从合思档案的解决方案中受益，提高工作质量和效率。

合思档案核心模块及功能

• 大数据解决方案释放数据价值
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。在差旅费报销档案管理中，财务人员可以快速查询和处理大量的报销单据，提高工作效率。
• 档案扩展解决方案灵活管理档案
  档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。对于差旅费报销档案，企业可以根据自身需求自定义档案目录，方便管理和查询。
• 证据链完整性解决方案保障合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。在差旅费报销中，能够确保报销单据的真实性和合法性，降低税务风险。
• 数电票解决方案实现全流程闭环管理
  数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在差旅费报销中，数电票的处理更加便捷高效，提高了报销流程的自动化程度。

合思档案竞争优势凸显

• 成本节约效率提升合规保障
  合思档案能为企业节约成本，可节约70%的纸张成本，75%的整理成本，还能提升检索效率90%，确保100%的管理合规性。在差旅费报销档案管理中，这些优势能够显著降低企业的成本，提高工作效率，保障企业的合规经营。
• 强大技术能力持续迭代升级
  合思档案拥有强大的技术能力，自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，并且持续迭代、接口开放。这使得合思档案能够适应不断变化的市场需求和政策要求，为企业提供更加优质的服务。
• 权威认证荣誉彰显实力
  合思档案获得了多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。这些认证和荣誉证明了合思档案的可靠性和专业性，让企业更加放心地使用。
• 广泛连接系统实现自动归档
  合思档案广泛连接各类异构业财系统，能成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档，且符合国家政策要求，具有灵活承接、持续迭代的能力。在差旅费报销中，能够实现报销数据的自动归档，提高工作效率。

合思档案成功应用案例

• 案例一：某企业实现业财一体降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，差旅费报销档案管理也面临同样的困境。使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提高了工作效率。
• 案例二：重型装备制造商标准化落地
  某世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂、标准不统一，差旅费报销档案管理也缺乏规范性。采用合思单套制管理方案后，实现了标准化落地，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年。
• 案例三：某企业数据共享成本节省
  某企业档案管理低效、数据未有效利用，差旅费报销数据难以分析和利用。合思提供的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，使其实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年。
• 案例四：民办教育集团简化流程提效
  某中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的问题，差旅费报销流程繁琐。合思的单套制方案帮助其形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

合思优质服务体系保障

• 广泛服务网络及时支持
  合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供及时的服务和支持。无论是差旅费报销档案管理的问题，还是其他档案管理的需求，都能得到及时响应。
• 线上线下结合服务便利
  合思提供线上线下结合的服务，如档案借阅服务，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可对借阅过程透明化管理，一键到期催还。在差旅费报销档案借阅方面，这种服务模式更加便捷高效。
• 定制化方案满足多元需求
  针对不同客户需求，合思为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供定制化解决方案，满足各方需求。在差旅费报销管理中，不同角色的需求都能得到满足，提高了服务的针对性和满意度。
• 持续迭代助力企业发展
  合思持续进行产品迭代，聆听用户需求，坚持以客户为中心，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。在差旅费报销档案管理中，合思档案将不断优化和完善，为企业提供更好的服务。

合思档案凭借其强大的功能、显著的竞争优势和成功的应用案例，能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，合思档案都能满足，是企业数字化建设的必然选择。通过众多成功案例证明，合思档案能帮助企业实现业财融合，提高工作效率，释放人的创造力，推动企业数字化转型。如果您想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨免费试用，开启企业档案管理数字化转型之旅。