会计电子档案系统方案：开启企业档案管理数字化新时代

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的档案管理正面临着诸多挑战。企业高管们常常为纸质档案管理的高额成本和巨大的存储空间需求而烦恼，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的办公空间，而且由于数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这对企业的决策和发展产生了不利影响。

财务人员则被繁琐的档案数据处理工作压得喘不过气来。他们需要处理海量的档案数据，整理过程耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥乏味，极大地消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗时，降低了工作效率。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题严重制约了企业的发展，寻找一种高效、智能的档案管理解决方案迫在眉睫。

一站式破局：合思档案全面解决方案

合思档案针对企业在档案管理方面的诸多痛点，提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。该方案具有全面性和针对性，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务人员，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

科技赋能：合思档案核心功能亮点

1. 多源采集 灵活高效：合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，方便灵活。
2. 智能制档 精准匹配：智能制档是合思档案的一大特色。通过规则引擎，它可以自动组装会计档案。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。而且，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，查阅更加便捷。
3. 专用版式 个性灵活：合思档案能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。
4. 精细管理 权限可控：在档案管理方面，合思档案具备权限管理功能，能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，其档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

价值彰显：企业使用合思档案的实际收益

1. 降本增效 节约成本：使用合思档案，企业可以显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本和整理成本。同时，提高了检索效率，确保管理合规性。
2. 全链拉通 补足空白：电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案能够补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，使企业的业务流程更加顺畅。
3. 数据活化 创造价值：合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，为决策提供有力支持。
4. 资源重组 效益最大化：前后端数据同源，流程全息贯通，合思档案实现了企业资源的重组，提升了管理能效，实现了企业效益的最大化。

场景适配：合思档案典型应用场景

1. 报销业务无缝衔接：在报销业务场景中，通过档案关联规则梳理，合思档案将发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节涉及的发票、报销单、回单、凭证等进行关联匹配。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，使报销业务更加高效、规范。
2. 数电票管理全程闭环：对于数电票管理场景，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
3. 实物档案创新管理：在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。
4. 档案调阅精准高效：共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

实力见证：合思档案客户成功案例

1. 某企业：业财一体自动化转型：某企业年单据量达2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
2. 集团型企业：标准化合规转型：世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
3. 某企业：数据整合风险管控：某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理。业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
4. 教育集团：流程简化高效管理：中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节均存在问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有专业的服务团队，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。

合思档案已获得众多客户的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都在使用。选择合思档案，您也能像他们一样解决档案管理痛点，实现降本增效和数字化转型。赶快行动起来，联系合思档案，开启免费试用，让企业档案管理迈入数字化新时代，让有限的资源发挥更有效的作用。