在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的广泛应用。这一系列举措如同吹响了电子凭证改革的号角，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了企业的痛点和需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它的出现，就像一场及时雨，为企业解决电子会计档案管理问题提供了强有力的支持，尤其在档案存储安全方面表现卓越。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的企业，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，在企业的发展过程中，财务档案管理却成为了困扰他们的一大难题。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一份发票都需要认真查验，这是一项繁琐且容易出错的工作。即便工作人员小心翼翼，但档案遗失的情况仍难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能给企业带来潜在的风险。
纸质档案的管理还受限于时间和空间。当需要查找某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中翻找，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在企业业务繁忙、需要快速获取档案信息时，这种传统的档案管理方式显得力不从心。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。档案存储安全也面临着诸多挑战，如火灾、水灾、虫害等自然灾害，以及人为的损坏和丢失，都可能对纸质档案造成不可挽回的损失。
合思档案的破局之道
合思档案针对好想你面临的这些痛点，提供了一套全面而有效的解决方案，在保障档案存储安全的同时，提升了企业的档案管理效率。
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数据同源打破壁垒
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在这个平台上，财务人员可以便捷地利用数据，通过一键联查功能，快速获取所需的单据、发票、回单和凭证等信息。这不仅有效提升了工作效率，还减少了因人工核对而产生的错误和风险。数据的同源性也确保了档案信息的一致性和准确性，为档案存储安全提供了坚实的基础。 -
自动组装审计无忧
合思档案具备自动组装功能，能够将相关的档案数据进行自动整合和关联。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过电子档案快速获取所需信息，减少了对纸质档案的依赖，降低了档案丢失和损坏的风险，进一步保障了档案存储安全。 -
虚实匹配精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅方便了档案的查阅和借阅，还提高了档案管理的准确性和安全性。在档案存储过程中，通过二维码技术可以对档案进行实时监控和管理，确保档案的安全存放。
合作共赢的显著成效
在使用合思档案后，好想你在档案管理方面取得了显著的成效，同时也进一步保障了档案存储安全。
通过合思档案的应用，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间进行单据核对和档案整理，工作效率得到了极大提升。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，使得信息传递更加高效。借阅管理的管理耗时减少了67%，档案的借阅和归还更加便捷。预计每年还能减少综合成本20万元，实现了降本增效的目标。
这些成效不仅体现了合思档案在提升企业档案管理效率方面的优势，也充分证明了其在保障档案存储安全方面的重要作用。通过数字化管理和精准定位，减少了档案遗失和损坏的风险，确保了企业重要档案信息的安全。
合思档案引领未来趋势
合思档案为企业带来了诸多价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。在档案存储安全方面，合思档案采用了先进的技术和管理手段，确保了企业档案信息的安全可靠。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案作为电子会计档案管理的先进解决方案，有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
在未来，电子会计档案管理将朝着更加智能化、数字化的方向发展。合思档案将不断创新和升级，为企业提供更加优质的服务和解决方案。如果你也希望提升企业的档案管理效率，保障档案存储安全，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，体验合思档案带来的便捷与高效。
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