在当今竞争激烈的商业环境中，企业档案整理的重要性日益凸显。一份高效有序的档案管理系统，不仅能提升企业的运营效率，还能为企业的决策提供有力支持。今天，我们就以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探讨企业档案整理的奥秘。
好想你健康食品股份有限公司，一家在红枣行业深耕多年的企业。它成立于1992年，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的上市公司，被誉为中国红枣上市第一股。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数。此外，它还拥有世界最有特色的红枣博物馆，是河南省试点单位。如此庞大的企业规模和业务量，对其档案管理尤其是财务档案管理提出了极高的要求。
财务档案困境重重
在企业档案整理的过程中，好想你在财务档案管理方面面临着诸多痛点。
首先，财务归档的一致性确认工作极为繁琐。在进行财务归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于业务量巨大，档案数量繁多，即便工作人员小心翼翼，档案遗失的情况也难以避免。这不仅影响了财务工作的准确性，还增加了后续的查缺补漏成本。
其次，纸质档案的查找效率极低。纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量时间。工作人员无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，在急需某些档案时，常常陷入手忙脚乱的境地，严重影响了工作进度。
再者，大量纸质档案的管理成本高昂。大量纸质档案的存储需要占用大量的空间，同时还需要投入大量的人力进行管理。从档案的存储、整理到借阅，每一个环节都需要耗费大量的资源，这无疑增加了企业的运营成本。
最后，纸质档案的安全性和长期保存问题令人担忧。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然不满足现代企业的管理要求。在数字化时代，数据的安全和可追溯性至关重要，而纸质档案在这方面显得力不从心。
合思方案破茧而出
面对好想你在企业档案整理方面的困境，合思公司凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案。
– 数据同源便捷联查
合思打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员实现了便捷利用。财务人员只需一键联查，就能快速获取所需的财务信息，大大提升了工作效率。这就好比在一个巨大的图书馆中，合思为财务人员提供了一本精准的索引，让他们能够迅速找到自己需要的书籍。
– 自动组装审计提效
合思的解决方案实现了档案的自动组装，为审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员花费大量时间去核对纸质档案和数据，而合思的方案让审计工作变得更加高效、精准。就像一场高效的流水线作业，审计工作在合思的助力下变得有条不紊。
– 虚实匹配精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，即可轻松定位实物档案的位置。这就好比给每一份档案都贴上了一个精准的定位标签，无论档案数量有多少，都能迅速找到所需的档案。
方案成效显著
合思解决方案的实施，为好想你在企业档案整理方面带来了显著的成果和效益。
在人工耗时方面，减少了90%。原本繁琐的财务归档和查找工作，现在变得高效快捷，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思的解决方案，总部能够更快速、准确地接收和处理各部门的档案信息，提高了总部的管理效率。
借阅管理耗时减少了67%。借阅档案变得更加便捷，工作人员无需再花费大量时间去寻找和办理借阅手续，大大提高了工作效率。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益。
合思邀您共启新程
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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