在数字化浪潮席卷全球的当下，国家积极推动电子凭证数字化转型，为企业的财务管理带来了新的机遇与挑战。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式到来。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，凭借其敏捷的财务收支管理平台，积极助力企业实现财务数字化转型，尤其是在公司政策归档方面，发挥着重要的作用。
经典零食品牌的财务困境
在市场竞争日益激烈的今天，即使是一些国民经典品牌也面临着诸多财务挑战。有这样一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。然而，这种多元化的业务模式也带来了管理上的难题，企业的管理流程跨多个系统，显得繁杂且低效。
在差旅管理方面，该企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性，难以满足核算精细化管理的要求。财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，然后进行人工记账，这不仅耗费了大量的时间和精力，还难以释放财务的真正价值。
同时，企业在事前事中的管控上缺乏连贯性，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，这在一定程度上影响了公司的盈利能力。
另外，纸电混合的会计档案是该企业面临的又一难题。这些档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在公司政策归档方面，传统的方式已经无法满足企业高效管理的需求。
合思定制化解决方案
针对该国民经典零食品牌面临的诸多问题，合思为其量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
– 消费订购新途径
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可通过合思商城进行订购，也可以选择 TMC 订购。合思商城对账单和 TMC 对账单将用于后续的核算工作。这种方式为员工提供了便捷的消费途径，同时也为后续的财务核算提供了清晰的依据，有助于公司政策归档的准确性和高效性。
– 智能财务核算
在财务核算、记账环节，合思提供了线上线下两种开票方式。通过对账结算中心，线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率。而线下统一开票则进行线下结算、手工记账，满足了企业不同的业务需求。这种灵活的核算方式，使得企业在公司政策归档方面更加规范和有序。
– 高效档案管理
在档案管理环节，合思实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案具备便捷申请（无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印）、同屏比价（统一开票、自动拆分对账、记账去人工化）、多源采集（智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理）等优势。这些优势使得企业的档案管理更加高效、安全，为公司政策归档提供了有力的支持。
显著的转型成果
合思的解决方案为该国民经典零食品牌带来了显著的成果。
– 差旅成本大幅降低
通过合思的方案，企业实现了年度节约 200 万 + 差旅费用的目标。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。这不仅体现了员工对合思方案的认可，也为企业节省了大量的成本，提高了企业的经济效益，同时也使得公司政策归档中的费用管理更加清晰和直观。
– 财务效率显著提升
财务入账效率提升了 60%，基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中，为企业的发展提供更有力的财务支持，公司政策归档的速度和质量也得到了显著提升。
– 业财有机连接
合思的方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。企业打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的财务管理更加科学、规范，为公司政策归档提供了坚实的保障。
合思方案优势与未来展望
合思的解决方案具有诸多优势，能够有效解决企业财务痛点。它打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理，提高了财务入账效率，降低了企业成本。在公司政策归档方面，合思的方案使得档案管理更加高效、准确、安全，为企业的财务管理提供了有力的支持。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，能助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，在公司政策归档方面也将发挥越来越重要的作用。
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