在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于财务数智化的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思已经帮助众多企业挖出更多净利润，成为了行业内的佼佼者。今天，我们就来深入了解一下合思为好想你健康食品股份有限公司打造的自动化文档归档解决方案，看看它是如何解决企业财务档案管理难题的。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工，全国门店数达400 + ，18家归档主体，2W + 零售网点，年凭证数更是达到3.6W + ，企业人数500 + 。如此庞大的业务规模，也带来了一系列财务档案管理方面的挑战。
好想你财务档案管理困境
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归档难题如山
在财务归档环节，好想你公司的财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。这种传统的归档方式效率低下，严重影响了财务工作的进度。 -
查找耗时费力
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。当需要查阅某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中花费大量时间去寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅浪费了大量的人力和时间成本，还可能导致重要信息无法及时获取，影响企业的决策效率。 -
管理成本高昂
大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求都非常巨大。企业需要租赁专门的档案库房来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。随着业务的不断发展，档案数量的不断增加，管理成本也在不断攀升，给企业带来了沉重的负担。
合思自动化文档归档解决方案
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打破数据壁垒 实现同源便捷
合思为好想你提供的解决方案，首先做到了打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员实现了便捷利用。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的单据、发票、回单和凭证，大大提高了工作效率。这种数据同源的方式，让财务工作变得更加流畅和高效，为企业的财务管理带来了全新的体验。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思的解决方案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员可以直接依据电子档案数据进行审计，无需再花费大量时间去核对纸质档案。这种方式不仅提升了审计效率，还降低了审计风险，确保了企业财务数据的准确性和合规性。 -
实物高效管理 精准定位查询
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以轻松定位实物档案的位置。这种方式大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间成本，同时也降低了档案遗失的风险。
方案落地实施步骤
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全面调研把脉需求
合思在为好想你提供解决方案之前，首先对其财务流程和档案管理情况进行了全面调研。通过与好想你公司的财务人员进行深入沟通，了解他们在实际工作中遇到的具体痛点和需求。这一步骤为后续的方案定制提供了有力的依据，确保了方案的针对性和有效性。 -
定制开发优化系统
根据调研结果，合思为好想你定制开发了适合其业务需求的电子会计档案管理系统。在系统开发过程中，合思充分考虑了好想你公司的业务特点和财务流程，进行了多次系统测试和优化。确保系统的稳定性和易用性，让财务人员能够轻松上手，提高工作效率。 -
专业培训确保应用
为了确保好想你公司的财务人员能够熟练使用新系统，合思对他们进行了专业的系统培训。培训内容包括系统的操作流程、功能使用方法以及常见问题的解决办法等。通过培训，财务人员对新系统有了更深入的了解，能够熟练运用系统进行财务档案管理工作。 -
逐步上线全面应用
在完成系统开发和人员培训后，合思逐步将好想你公司的纸质档案进行数字化处理。通过将纸质档案扫描、录入系统，实现了档案的电子化存储和管理。随着纸质档案的数字化完成，新系统正式上线并全面应用，为好想你公司的财务档案管理带来了质的飞跃。
方案实施显著成果
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人工耗时大幅减少
经过一段时间的运行，合思的自动化文档归档解决方案取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量时间进行档案的归档和核对工作，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。 -
总部管理高效提升
总部在接收和管理档案方面，减少了80%的管理耗时。通过电子档案系统，总部可以实时获取各分支机构的档案信息，实现了档案的集中管理和统一调配。这不仅提高了总部的管理效率，还加强了对分支机构的财务监管。 -
借阅管理轻松便捷
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。查阅者可以通过电子档案系统快速查询和借阅所需档案，无需再到档案库房进行查找。这大大提高了档案的借阅效率，方便了企业内部的信息共享和沟通。 -
综合成本显著降低
预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的人力成本节约，合思的解决方案为好想你公司带来了实实在在的经济效益。
好想你公司高度评价
好想你公司财务负责人表示，合思的自动化文档归档解决方案极大地提高了公司财务档案管理的效率，降低了成本，解决了长期以来的痛点问题。新系统的使用，让财务工作变得更加规范、高效和便捷，为企业的发展提供了有力的支持。
员工们也反馈，使用新系统后，报销和档案查询等工作变得更加便捷，工作压力明显减轻。他们可以更加专注于业务工作，为企业创造更多的价值。
选择合思开启新篇
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更有效的作用。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思，开启财务数智化之旅。现在，您可以免费试用合思的自动化文档归档解决方案，亲身感受它为企业带来的改变。
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