在当今数字化飞速发展的时代，财务数智化已成为企业提升竞争力的关键要素。合思，一家自2014年创立以来便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其创新的技术和卓越的解决方案，在行业中崭露头角。其推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，更是为众多企业解决了文档归档与管理的难题。今天，我们就来看看合思档案是如何助力好想你健康食品股份有限公司实现高效文档归档与管理的。
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者，是中国红枣上市第一股。该公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工，400 + 全国门店数，18家归档主体，2W + 零售网点，年凭证数达3.6W + ，企业人数500 + 。此外，它还拥有世界最有特色的红枣博物馆，是河南省试点单位。然而，尽管好想你在业务上取得了显著成就，但在文档归档与管理方面，却一直面临着诸多挑战。
传统模式困境：好想你文档归档与管理痛点突显
在现状方面，好想你公司的财务工作主要依赖传统纸质档案管理模式。这种模式在过去或许能够满足基本的文档归档与管理需求，但随着公司业务的不断拓展和规模的日益扩大，其弊端逐渐显现。
首先是归档难的问题。在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复确认，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐，严重影响了工作效率。
其次是查找慢的问题。纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找所需的文件，不仅无法实现实时调阅，同时借阅也存在困难，更难以做到精准查找。在急需某些重要档案时，这种低效的查找方式往往会耽误重要的决策和业务进展。
合思解决方案：打破壁垒开启高效文档归档与管理之路
面对好想你在文档归档与管理方面的痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案。
– 数据同源一键联查：打破信息壁垒提升效率
合思的解决方案首先做到了打破壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合，为财务人员实现了便捷利用。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再像以往那样在不同的文件中逐一查找。这一功能大大提升了工作效率，让财务人员能够更加专注于核心业务。
– 自动组装审计便捷：优化审计流程提升效能
其次，合思提供了自动组装的功能，让审计工作变得更加便捷。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，减少了对纸质档案的依赖。审计人员可以直接在系统中获取所需的档案数据，进行快速准确的审计，大大提升了审计效率。
– 实物高效管理：虚拟库房与二维码实现精准匹配
最后，合思借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以在系统中快速定位实物的位置。即使是在海量的档案中，也能轻松找到所需的文件，实现了电子档案与实物档案的无缝对接。
方案实施步骤：稳步推进实现文档归档与管理转型
合思解决方案的实施并非一蹴而就，而是经过了精心的策划和有序的推进。
首先，合思团队与好想你财务部门进行了深入的沟通。通过与财务人员的交流，了解了其现有业务流程和在文档归档与管理方面的痛点。这一步骤为后续的系统配置和方案制定提供了重要的依据。
接着，根据沟通结果，合思团队对合思档案系统进行了针对性配置。他们根据好想你公司的业务特点和需求，对系统的功能和参数进行了调整，确保系统与好想你业务的高度适配。
然后，合思为好想你财务人员进行了系统操作培训。通过专业的培训，财务人员熟悉了新系统的功能和使用方法，为系统的顺利上线和使用奠定了基础。
最后，合思逐步将好想你原有的纸质档案进行数字化处理，并迁移至合思档案系统。这一过程需要大量的人力和时间，但合思团队凭借其专业的技术和丰富的经验，确保了档案迁移的准确性和完整性。
显著成果效益：合思方案带来文档归档与管理质的飞跃
通过合思解决方案的实施，好想你在文档归档与管理方面取得了显著的成果和效益。
在工作效率方面，减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了大幅提高。他们可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，为公司的发展创造更大的价值。
在总部管理方面，总部接收减少了80%的管理耗时。优化了总部与各部门之间的工作衔接，使得信息传递更加及时、准确，提高了整体的管理效率。
在借阅管理方面，借阅管理减少了67%的管理耗时。档案借阅变得更加便捷高效，工作人员可以在系统中快速申请借阅，无需再进行繁琐的纸质手续。
在成本控制方面，预计减少综合成本20万元/年。通过减少人工耗时、优化管理流程等方式，有效降低了企业的运营成本，提高了企业的经济效益。
好想你高度评价：合思方案赢得认可与信赖
合思解决方案的实施得到了好想你公司上下的一致好评。
好想你财务负责人表示，合思档案系统的实施让财务工作变得更加轻松和高效，解决了长期以来困扰公司的档案管理难题。财务人员反馈，系统的一键联查和自动组装功能大大节省了工作时间，提高了工作准确性。公司管理层认为，合思的解决方案帮助公司实现了财务数字化转型，提升了企业的竞争力。员工普遍认为，新的档案管理方式更加环保和便捷，符合公司的可持续发展理念。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在文档归档与管理方面，合思凭借其先进的技术和卓越的解决方案，为企业提供了强大的支持。如果你也想让企业在财务数智化浪潮中脱颖而出，不妨选择合思，让有限更有效。你可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，还能免费试用我们的电子会计档案服务，开启高效文档归档与管理之旅。
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