在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营和合规管理至关重要。金牌橱柜家居科技股份有限公司作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借卓越的设计和强大的制造能力，在行业内树立了良好的口碑。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的称号。全球超4000家高端品牌专卖店，海内外5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。然而，随着企业规模的不断扩大，其在财务档案管理方面也面临着诸多挑战。
每年，金牌橱柜要处理大量的财务凭证和单据，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。在传统的财务档案管理模式下，装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。如此庞大的工作量和高昂的成本，让金牌橱柜意识到，必须寻求一种更高效、更智能的财务档案管理解决方案。
痛点剖析：传统档案管理困境重重
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整理环节：数据孤岛致档案利用难
在整理环节，会计档案分散在各个系统中，形成了一个个数据孤岛。工作人员需要逐一打印凭证、手工匹配单据、进行组装、装订，最后上架。这种繁琐的操作不仅耗费大量的时间和人力，而且档案数据难以有效利用，无法为企业的决策提供有力支持。 -
保管环节：流程复杂增加管理难度
财务档案需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。这一过程涉及多个部门和环节，流程复杂，容易出现档案丢失或损坏的情况，增加了企业的管理风险。 -
存储环节：空间成本高且管理不便
独立档案室用于存放纸质档案，需要占用大量的空间，存储空间成本居高不下。同时，纸质档案的存储和管理也存在诸多不便，如查找困难、容易受潮损坏等。 -
管理利用：手工稽查效率低下
在档案管理利用方面，主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，而且很难保证档案的合规性。档案合规性检查成为了一项耗时费力的工作。
合思方案：打造智能财务档案管理体系
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统一存储：打破数据壁垒实现高效管理
合思为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案，打破了数据孤岛。将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这样一来，企业的财务档案数据得到了有效整合，提高了数据的利用效率，为企业的决策提供了更有力的支持。 -
业务证据链完整：构建业财一体证据链条
合思通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在档案合规性检查中，能够快速准确地找到相关证据，确保档案的合规性。这种模式让企业的财务和业务数据更加紧密地结合在一起，提高了企业的管理水平。 -
数据共享：一站式查阅便捷高效
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员可以通过系统快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效，大大提高了工作效率。在档案合规性检查过程中，能够快速定位问题，及时进行整改。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是合思方案的一大亮点。这不仅节省了大量的打印成本和存储空间成本，还提高了工作效率。在档案合规性检查中，无纸化管理使得数据的查找和核对更加方便快捷，助力企业降本增效。
方案实施：专业团队助力系统上线
合思团队与金牌橱柜相关部门进行了深入对接，全面了解企业的业务流程和需求。在这个过程中，合思团队发现金牌橱柜的财务档案管理涉及多个部门和系统，数据来源复杂，需要进行系统的定制化开发和配置。
合思团队根据金牌橱柜的实际情况，对系统进行了精心的定制化开发。他们将各个系统的数据进行整合，建立了统一的档案管理平台。同时，对系统的功能进行了优化，使其更加符合金牌橱柜的业务需求。
在系统开发完成后，合思团队对金牌橱柜的相关人员进行了全面的培训。培训内容包括系统的操作方法、档案管理的流程、档案合规性检查的要点等。通过培训，相关人员能够熟练掌握系统的使用方法，确保系统顺利上线和使用。
成果展现：显著效益见证方案价值
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效率提升：档案匹配与查询耗时大减
方案实施后，金牌橱柜在财务档案管理方面取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。工作人员再也不用花费大量的时间在繁琐的档案整理和查找工作上，工作效率得到了极大的提高。在档案合规性检查中，能够快速准确地找到相关档案，大大缩短了检查时间。 -
成本节约：总体成本大幅降低
通过合思的解决方案，金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年。打印成本、存储空间成本等都得到了有效控制，企业的运营成本大幅降低。这不仅为企业节省了资金，还提高了企业的经济效益。 -
合规保障：档案合规性达100%
在档案合规性检查方面，合思的解决方案确保了档案的合规性达到100%。系统能够对档案进行实时监控和管理，及时发现和纠正不合规的情况。这为企业的合规运营提供了有力保障，降低了企业的法律风险。
客户反馈：高度认可合思解决方案
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案极大地提高了财务档案管理的效率，降低了成本，同时确保了档案的合规性，为企业的数字化转型提供了有力支持。在实施合思的解决方案之前，财务档案管理工作一直是企业的一块心病。大量的纸质档案不仅占用空间，而且查找困难，档案合规性检查也难以保证。而现在，通过合思的系统，这些问题都得到了有效解决。工作人员可以更加轻松地完成档案管理工作，企业的运营效率也得到了显著提升。
行动号召：选择合思开启财务数智化之旅
合思创立于2014年，是一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的服务。现在，您可以免费试用合思的财务数智化解决方案，亲身感受它的强大功能和卓越价值，开启企业财务数智化的新篇章。
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