在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使是这样优秀的企业，在财务数字化进程中也面临着诸多难题，而合思的出现，为其解决了这些难题，同时也实现了自动化文档归档，让财务工作更加高效。
动力源：业务繁芜下的财务困境
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但随着业务的不断发展，问题逐渐显现。整体流程依然复杂，系统之间存在着较高的壁垒。员工在进行申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，操作体验极差。财务人员在处理报销数据时，需手工录入系统，发票验真等工作也只能手工进行，这就导致假票等情况难以避免。而且，系统割裂使得数据分散，信息滞后，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地，自动化文档归档更是难以实现。
合思方案：精准施策破难题
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系统集成：数据畅通的桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为自动化文档归档提供了准确的数据基础。通过这种数据的同步，各个系统之间的信息不再孤立，而是形成了一个有机的整体，为后续的财务工作提供了有力支持。 -
产品应用：无需报销重塑流程
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门则可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，实现了自动化文档归档，极大地提高了财务工作的效率。这种模式不仅简化了员工的报销流程，也让财务人员从繁琐的基础工作中解脱出来。 -
系统连接：打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人处，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，进一步保障了自动化文档归档的顺利进行。这种高效的数据流通方式，使得企业的财务信息能够及时、准确地汇聚和处理。
实施步骤：稳步推进见成效
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系统集成对接
首先进行的是系统集成的对接工作。合思团队将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够在各个系统之间顺畅流通。这一步骤是整个解决方案实施的基础，只有数据能够准确同步，后续的工作才能顺利开展，自动化文档归档也才有可靠的数据来源。 -
产品应用引导
在产品应用方面，合思引导员工逐渐使用无需报销的模式。让员工适应因公消费免垫资、免开票的流程，同时财务部门按照新的对账、审批、结算等流程进行操作。通过培训和指导，员工和财务人员逐渐熟悉了新的工作模式，为实现自动化文档归档提供了人力支持。 -
系统连接优化
不断优化系统连接是确保解决方案高效运行的关键。合思利用Open API和自定义流程引擎技术，保障业务数据跨系统同步应用的稳定性和高效性。在这个过程中，不断发现并解决可能出现的问题，使得系统连接更加顺畅，进一步提升了自动化文档归档的质量和效率。
成果效益：降本增效显实力
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操作体验革新
多系统集成使得数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工对企业财务工作的满意度。同时，自动化文档归档的实现，让报销数据能够及时、准确地保存和管理。 -
人员成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪等繁琐的基础工作上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等。 -
员工体验提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这种便捷的消费和报销方式，让员工能够更加专注于业务工作，同时也为自动化文档归档提供了准确的原始数据。 -
财务管控升级
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员从繁琐的基础工作中解脱出来，将更多的精力投入到财务管理和风险控制中。自动化文档归档的实现，让财务数据更加安全、可靠，便于企业进行财务审计和数据分析。
动力源评价：合作开启新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和信任，也表明合思能够为企业提供持续的支持和服务，保障自动化文档归档工作的长期稳定运行。
行动号召：携手合思共转型
众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思进行财务数字化转型，并取得了显著的成效。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型是提升企业竞争力的必经之路。如果您的企业也面临着财务数字化难题，不妨选择合思，让合思帮助您的企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启您企业的财务数字化转型之旅，让自动化文档归档为您的财务工作带来更多便利和价值。
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