合思档案：引领电子会计档案管理新变革，保障档案存储安全

在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证数字化转型已成为财务数智化的必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。其中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，在保障档案存储安全方面表现卓越。

2024年，我国电子凭证改革驶入快车道。11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。电子凭证全流程无纸化不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

传统会计档案管理痛点剖析

• 数据确认耗时与档案遗失风险
  传统会计档案管理中，企业在财务归档时往往需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。以好想你健康食品股份有限公司为例，在这个过程中，档案遗失情况难以避免。这不仅影响了工作效率，还可能给企业带来潜在的风险，对档案存储安全构成威胁。
• 时空限制与查找难题
  纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案堆积如山，查找一份文件如同大海捞针，极大地降低了工作效率，也无法保障档案存储安全。
• 高成本与管理难题
  大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，无法确保数据安全可用，不满足现代企业的管理要求。像COMMUNE幻师面临档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，档案存储安全难以保障。云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题，同样对档案存储安全造成了挑战。金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等操作繁琐，且纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，不仅效率低下，还存在档案存储安全隐患。

合思档案整体解决方案策略

• 全方位财务数智化服务
  合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一全面的服务体系，从多个维度保障了企业财务数据的完整性和安全性，为档案存储安全奠定了坚实基础。
• 全流程合规自动化
  合思档案实现全流程合规化、自动化、数字化。开放式接口互联自主采集档案，能够快速准确地收集各类财务数据，避免了人工采集的繁琐和错误；智能关联自动组装制档，提高了档案整理的效率和准确性；精准权限管控灵活扩展管理档案，确保只有授权人员能够访问和操作档案，保障了档案存储安全；多维检索一站式预览利用档案，方便企业快速查找和使用所需档案，提高了工作效率。
• 推动财务数智化发展
  合思档案助力企业建立完整的财务证据链，实现全面无纸化，推动流程化、系统化、一体化、无纸化的财务数智化发展。其成长历程体现了不断适应政策和市场需求，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，始终致力于为企业提供更优质、更安全的档案管理服务，保障档案存储安全。

合思档案核心模块揭秘

• 全生命周期管理蓝图
  在功能蓝图方面，合思档案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，进行电子会计档案全生命周期管理。智能采集涵盖外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效准确地采集各类档案数据；预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理提供了有力支持；基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，各个环节紧密相连，确保档案存储安全；档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全面的支持。
• 业务与应用层覆盖
  业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库等。这种全面的覆盖，使得企业的各类财务档案都能得到有效的管理和存储，保障了档案存储安全。
• 档案采集与制档优势
  档案采集方面，采用开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。这种高效的采集方式，不仅提高了工作效率，还减少了人工操作可能带来的错误，保障了档案数据的准确性和完整性，进一步确保了档案存储安全。档案制档方面，实现智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。严格的检测流程和灵活的版式支持，使得档案制档更加规范和安全，为档案存储安全提供了有力保障。

合思档案竞争优势突显

• 强大实力支撑
  合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有强大的资金和技术实力作为支撑。这使得合思能够不断投入研发资源，提升产品的性能和安全性，为档案存储安全提供了坚实的保障。
• 优质服务网络
  秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。广泛而优质的服务网络，能够及时响应客户的需求，为客户提供全方位的技术支持和服务，确保档案存储安全。
• 良好市场口碑
  截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，拥有大量的客户基础和良好的市场口碑。众多客户的选择和认可，充分证明了合思档案在保障档案存储安全、提升财务管理效率等方面的卓越表现。
• 显著效益提升
  合思档案能够实现自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。这不仅能为企业带来显著的成本节约和效率提升，还能有效保障档案存储安全，降低企业的财务风险。

合思档案成功案例展示

• 好想你：高效降本新典范
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。同时，合思档案的使用有效保障了档案存储安全，避免了档案遗失和数据泄露的风险。
• COMMUNE幻师：绿色高效新突破
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。在实现绿色高效办公的同时，也大大提高了档案存储安全的保障水平。
• 云南菜品牌连锁：全面无纸化新跨越
  云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。合思档案的应用，使得企业的财务档案管理更加规范和安全，保障了档案存储安全。
• 金牌橱柜：精准提效新飞跃
  金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。合思档案帮助企业实现了档案管理的精准提效，有效保障了档案存储安全。

合思服务体系保障

• 研发创新保障
  合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，保障产品的技术研发和创新。不断的技术创新，使得合思档案能够紧跟时代发展的步伐，为企业提供更加安全、高效的档案管理服务，保障档案存储安全。
• 直营服务支持
  在全国22个城市设有直营服务网络，能为当地客户提供及时、直接的服务。这种本地化的服务模式，能够更好地了解客户的需求，为客户提供更加贴心的服务，确保档案存储安全。
• 伙伴合作拓展
  通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，满足不同地区客户的需求。广泛的合作伙伴网络，使得合思能够为更多的企业提供优质的服务，保障档案存储安全。
• 全方位服务理念
  秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。这种全方位的服务理念，能够满足企业不同阶段的需求，为企业的财务管理提供一站式解决方案，保障档案存储安全。

我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来，电子凭证数字化转型将进一步加快。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，能够帮助企业解决传统会计档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。未来财务用合思，让有限更有效，合思将持续为企业提供优质的财务数智化产品和服务，助力企业在数字化浪潮中取得更好的发展。如果您想体验合思档案为您带来的高效、安全的档案管理服务，不妨免费试用一下。