自动化文档归档：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在数字化浪潮风起云涌的时代，企业面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

传统档案管理模式在当下显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。在纸电混合时代，企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据未经过汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。

传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能得到有效利用；同时还伴随着高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金等系统解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然面临着纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业全面数字化的进程。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了自动化文档归档的专业方案，帮助企业解决传统档案管理的难题，开启财务档案管理的新篇章。

多元角色专属：合思档案综合解决方案全景

合思档案为不同角色提供了全方位的综合解决方案，其整体方案具有独特的特点，能够覆盖企业各种场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业决策实现数智化，降低成本，提高效益，实现绿色低碳运营。在这个过程中，自动化文档归档起到了关键作用，它能够快速准确地将各类档案进行归档，为高管提供及时、准确的数据支持。

对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。通过实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析，财务人员能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率。自动化文档归档使得档案数据能够自动采集、整理和归档，大大减少了财务人员的工作量。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限可以一键下放或回收，这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。自动化文档归档确保了档案数据的完整性和准确性，为外部审计提供了有力的支持。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是何种类型的企业，何种场景下的档案管理需求，合思档案都能通过自动化文档归档满足企业的要求。

核心功能揭秘：合思档案优势凸显

合思档案具有强大的核心功能，涵盖采集、制档、管理、应用等多个方面，相较于传统方案具有显著的优势。

• 多源采集功能：灵活高效的数据获取
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。自动化文档归档在多源采集过程中发挥着重要作用，它能够将采集到的数据快速、准确地进行归档，为后续的制档和管理工作打下坚实的基础。

• 智能制档功能：精准关联与高效组装
  合思档案的智能制档功能实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。自动化文档归档确保了制档过程的高效性和准确性，使得档案能够快速、准确地完成制档工作。

• 档案管理功能：精细管控与灵活扩展
  合思档案的档案管理功能具有权限管理精准管控的特点，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。自动化文档归档使得档案管理更加有序，能够快速定位和查找所需档案，提高了档案管理的效率。

• 档案应用功能：多维检索与深度利用
  合思档案的档案应用功能提供多维检索，满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看支持下载，管理员借阅过程透明化一键到期催还，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。自动化文档归档为档案的应用提供了便利，使得企业能够充分挖掘档案数据的价值。

实战案例见证：合思档案价值彰显

合思档案在不同类型企业中都有成功的应用案例，这些案例充分展示了合思档案带来的管理成效和价值。

某企业年单据量达到2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的方案，通过自动化文档归档，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。自动匹配组装档案，简化了装订流程，能够在1分钟内快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务与财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，财务人员工作效率提高，装订简化节约了显性成本。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案通过自动化文档归档，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案通过自动化文档归档，广泛连接、标准统一，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条档案数据。管理成效为统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散查阅繁琐。合思档案的数据集成方案通过自动化文档归档，实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、完成业务证据链搭建，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便企业与合思沟通合作。企业可拨打400 – 105 – 6505联系合思，获取更多产品信息和服务。访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，进一步了解合思档案产品动态和功能。如果你想体验自动化文档归档带来的便利，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新时代。