合思助力企业电子凭证数字化转型，优化文档归档流程

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，国家政策正大力推动电子凭证的数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这一时代趋势下，北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在财务数智化领域发挥着至关重要的作用，帮助企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

市场形势：政策引领，转型浪潮正当时

自 2022 年起，财政部会同税务总局等相关主管部门开展电子凭证会计数据标准试点工作。2023 年 4 月和 2024 年 1 月，相关部门陆续下发通知扩大试点范围，并要求试点单位在 2024 年 6 月前实现试点电子凭证的常态化处理和运行。

电子凭证会计数据标准试点工作取得了积极成效，试点范围逐步扩大，电子凭证开具数量呈现显著增长。例如，银行业开具的电子回单数量众多，数电票开具量大幅增长，远超传统格式的增值税电子发票。

然而，现阶段企业在电子凭证数字化转型方面仍存在一些问题。调研显示，虽然企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求有所了解，但仍有部分企业对政策认知不足，面临电子凭证报销、入账和归档的数字化转型难题。当前，仍处于纸质凭证向电子凭证转型的时期，存在纸质凭证和电子凭证共存的情况，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制，文档归档流程也面临着诸多挑战。

转型痛点：企业数字化之路的绊脚石

电子凭证在转型过程中面临着逆数字化、伪数字化和非数字化误区。部分企业将电子凭证打印成纸质文件入账、转换成图片文件入账，或者需要手工查验合法真实，这不仅导致会计核算出现数据错误和安全漏洞，还使数据安全存在风险隐患，也让文档归档流程变得更加复杂。

企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，部分企业尚未意识到数字化转型的紧迫性。企业受制于内部信息化、数字化瓶颈，个人已有认知缺乏提升路径，这都阻碍了电子凭证数字化转型的进程，影响了文档归档流程的优化。

电子凭证类型繁多、格式复杂，对人员素质要求较高。企业在获取、解析、验签、归档、存储电子凭证文件，保障电子凭证文件数据真实可靠等方面面临诸多难题，使得文档归档流程效率低下。

此外，电子凭证数字化转型涉及多个政府部门，协同难度较大。即使电子归档后仍需纸质档案，缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发，进一步增加了文档归档流程的繁琐程度。

整体策略：合思打造数字化转型解决方案

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，该平台推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，有效优化文档归档流程。

合思以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动企业内外数据共享。最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面，让文档归档流程更加顺畅。

同时，合思为企业提供专业的技术支持和咨询服务，帮助企业解决在电子凭证数字化转型过程中遇到的技术问题。加强对企业的培训和教育，提高企业和个人对电子凭证的认识和理解，从而更好地优化文档归档流程。

核心模块：功能强大，提升文档归档效率

差旅申请模块：员工可以在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。同时，该模块支持系统辅助事前预算规划，申请信息自动流转到消费环节。这不仅提高了差旅申请的效率，也为后续的文档归档流程提供了准确的数据支持。
商旅线上订购模块：支持机票、酒店等预订服务，方便员工进行商务旅行安排。该模块能够实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，减少了人工操作的繁琐，提高了文档归档流程的准确性和效率。
发票采集模块：自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。同时，对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。这使得发票信息的管理更加规范，为文档归档流程提供了可靠的依据。
档案归档模块：所有相关文档资料都会被妥善保存，便于日后查询和分析。该模块实现电子档案的自动归档，以及实物档案的混序装盒、智能制档和线上借阅管理，极大地优化了文档归档流程。

竞争优势：合思脱颖而出的秘诀

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具备强大的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够持续投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，为优化文档归档流程提供了坚实的技术保障。
合思拥有广泛的服务网络，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。能够为客户提供及时、高效的本地化服务，确保文档归档流程的顺利进行。
合思的产品具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。帮助企业打破信息孤岛，实现业财融合，进一步优化文档归档流程。
合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。并且拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，满足企业在文档归档流程方面的多样化需求。

成功案例：合思方案的实际成效

某国民经典零食品牌，应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，文档归档流程得到了极大的优化。
某企业通过合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，财务人员人工成本节约 50%。真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本，文档归档流程更加高效便捷。
某知名头部数字阅读品牌，借助合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案完成业财平台建设，实现了增效、降本、合规、先进的数字化成效。如实时掌握付款进度，提升档案整理效率，减少差旅超标情况等，文档归档流程更加规范有序。
某世界 500 强旗下教育服务品牌，采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%，文档归档流程实现了全面的数字化转型。

服务体系：全方位支持，保障文档归档流程

合思提供免费试用服务，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，降低企业的尝试成本，让企业能够在实际使用中体验合思对文档归档流程的优化效果。
合思拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案，满足企业多样化的需求，确保企业能够以合理的成本优化文档归档流程。
合思提供丰富的培训资源，包括视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程，帮助用户快速掌握产品的使用方法，提高员工在文档归档流程中的操作技能。
合思设有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。同时还有专业的顾问和技术支持团队为客户提供全方位的服务保障，确保文档归档流程的顺利进行。

电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。合思的敏捷财务收支管理平台和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够有效解决企业在电子凭证数字化转型过程中面临的痛点，实现电子凭证开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，优化文档归档流程。

合思已经拥有众多成功案例，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，提升了财务管理能力和员工数字化意识。合思提供全方位的服务体系，包括免费试用、灵活定价、丰富培训、全天候客服等，为企业提供可靠的支持和保障。如果您想优化企业的文档归档流程，不妨选择合思的服务，现在就可以免费试用，开启财务数智化转型之旅。