合思档案：开启企业财务档案管理安全高效新时代

在当今的企业运营中，财务档案管理如同基石，支撑着企业的稳定发展。然而，许多企业在这一领域却面临着重重困境。

企业高管常常为纸质档案管理成本的高昂而头疼不已。大量的纸质档案不仅需要占用庞大的存储空间，而且档案数据缺乏系统的汇总整理，难以进行有效的分析利用，使得企业在决策时如同盲人摸象，缺乏精准的数据支持。

财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来。整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，工作枯燥繁复，热情逐渐消磨殆尽。

业务人员在出差、招待后的报销环节也颇为繁琐，纸质票据需要留存再上交，整个流程不仅耗费时间，还容易出现票据丢失等问题。

更令人担忧的是，纸质档案存在着诸多成本和风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等情况。在这样的背景下，档案存储安全成为企业亟待解决的重要问题。

那么，如何才能有效解决这些痛点，保障档案存储安全呢？合思档案解决方案应运而生。

合思档案全景规划 适配多元企业场景

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过电轨运行，实现线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，不仅节约了成本，还保证了档案数据的完整、真实、合规，有力地保障了档案存储安全。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，能够对不同档案类型进行高效管理，进一步提升了档案存储的安全性和灵活性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，从根本上确保了档案存储安全。

核心功能闪耀 合思档案优势尽显

合思档案拥有一系列强大的核心功能，在多方面展现出显著优势，为档案存储安全提供了全方位保障。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保了各种来源的档案数据都能安全采集。

智能制档功能通过规则引擎，实现自动组装会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，查阅更加便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了档案数据的安全性和可用性。

专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，进一步保障了档案存储安全。

档案管理功能包括权限管理和档案目录管理。权限管理能够精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围可自定义，确保了档案数据的访问安全。档案目录管理灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为档案存储安全提供了坚实的基础。

应用合思档案 企业收获多重价值

企业使用合思档案能够获得显著的收益，充分体现了其价值，同时也为档案存储安全提供了有力保障。

显著的降本增效是合思档案带来的直接好处。企业能够更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，保障了管理合规性，让企业在档案存储安全的同时，降低了运营成本。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的财务数据更加流畅地流转，提高了财务管理的效率和准确性，进一步保障了档案存储安全。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业能够从海量的档案数据中挖掘有价值的信息，为决策提供有力支持，在保障档案存储安全的同时，提升了企业的竞争力。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业能够更加合理地配置资源，提高运营效率，为档案存储安全创造了更好的环境。

多元场景覆盖 合思档案广泛应用

合思档案适用于多种典型场景，展现出了广泛的应用性，为不同场景下的档案存储安全提供了针对性的解决方案。

企业高管可以利用合思档案沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在提升财务服务效率的同时，打响数字化转型决胜之战。借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，确保了企业层面的档案存储安全。

归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，保障了财务工作中的档案存储安全。

外部审计通过合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为审计工作中的档案存储安全提供了便利。

在实物备查场景中，合思档案可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，保障了实物档案的存储安全。

客户案例实证 合思档案成效显著

众多客户的成功案例证明了合思档案的有效性，也为档案存储安全提供了有力的实证。

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，同时保障了档案存储安全。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效保障了档案存储安全。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理。业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，确保了档案存储安全。

某教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了教育行业的档案存储安全。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供全面、高效、合规的财务档案管理解决方案，全方位保障档案存储安全。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案带来的安全、高效的财务档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章！