合思档案解决方案：开启企业财务档案管理新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业财务档案管理正面临着诸多棘手的痛点。企业高管们承受着纸质档案管理的巨大成本压力，不仅存储占地空间大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员每日需处理海量的档案数据，整理工作不仅耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的操作让他们疲惫不堪。业务人员在报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，大大降低了工作效率。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间的需求也日益增大，这无疑增加了企业的显性成本。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用，隐形成本也在不断攀升。更为严峻的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏，企业面临着高合规风险。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。因此，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件的储存问题仍然存在，数据存储的线下载体也需要保证档案的原生性，以确保企业财务档案管理的合规性，最终实现企业的全面数字化。

合思档案解决方案：多元方案 全面赋能

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到了应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），为企业提供了全面的档案管理服务。

大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，进一步提升了档案管理的效率。

费控系统连接了税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等更多系统。业务系统包含共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案，能够满足跨系统、多场景、多视角的协同需求，智能检测财务档案证据链的完整性，为企业的档案管理提供了有力的保障。

核心功能亮点：创新科技 独具优势

合思档案的多源采集功能十分强大，它支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成的要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。

智能制档方面，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射功能让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案的可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯，这其中也包括对档案合规性检查的严格把控。

用户收益：降本增效 数据增值

使用合思档案能为用户带来显著的收益。首先是降本增效方面，它能帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印。例如，合思档案可帮助企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，实现100%的管理合规性，在档案合规性检查方面表现出色。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，告别了数据割裂的问题，同时也能更好地应对档案合规性检查。

资源重组实现了企业效益的最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。例如，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业的显性成本，也有助于确保档案在合规性检查中顺利通过。

典型场景：精准适配 高效服务

在CEO/高管场景下，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能够提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，同时满足档案合规性检查的要求。

在归档员/财务场景中，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，更好地应对档案合规性检查。

在外部审计场景下，审计无需进入档案室，实现了档案外审的在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，确保了档案在审计过程中的合规性检查顺利进行。

在实物档案管理场景中，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。它支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单等，满足了实物档案在合规性检查方面的需求。

客户成功案例：实力见证 值得信赖

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，在档案合规性检查中也表现优异。数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年，在档案合规性检查中顺利过关。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案管理流程繁琐、数据未有效整理利用、日常检索困难、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展，实现了应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级，能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，确保了档案在合规性检查中的良好表现。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，实现了应收尽收，统一了数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，也为档案合规性检查提供了有力支持。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能满足企业不同场景下的档案管理需求，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思档案拥有众多成功客户案例，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，值得企业信赖。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您正在为企业的财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越效果，开启企业财务档案管理的新篇章。