数电票时代，合思档案引领发票存档与归档新变革

在数字化浪潮席卷而来的今天，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票的快速扩张，如同一场疾风骤雨，让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设亟待加速推进。

数电票管理要求独具特殊性，它须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就像给企业的档案管理出了一道高难度的考题，传统的档案管理方式在这道考题面前显得力不从心。在纸电混合时代，企业的各个层面都深受其扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则遭遇档案数据量大、整理耗费时间且需手动逐一匹配核对的烦恼；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而头疼不已。

不过，国家政策为电子会计档案管理注入了一剂强心针。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环，而一款专业的“电子会计档案管理平台”就成为了企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的关键。发票存档与归档作为财务档案管理的重要环节，也迫切需要更高效、合规的解决方案。

合思档案：财务档案管理的智慧之选

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一颗璀璨明珠，它是领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，多年来一直深耕于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的领域，已累计融资超15亿元人民币，实力不容小觑。

合思档案就像是企业财务档案管理的贴心管家，致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务。它实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在发票存档与归档方面，它能够为企业解决内外交困的档案管理问题。比如，它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，还能确保100%的管理合规性。

合思档案应收尽收，通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。它还能打破物理空间的限制，让企业人员可以在线自由调阅档案。此外，它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链，让发票存档与归档变得更加轻松高效。

核心功能：打造发票存档与归档的高效引擎

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案的多源采集功能就像是一个智能的数据收集器。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，就像一个可以根据不同需求定制的工具，能够满足不同场景的采数需求。

对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也有应对之策。它支持多种便捷手动数据补录方式，比如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这使得企业在发票存档与归档过程中，无论数据来源多么复杂，都能轻松应对。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  合思档案的智能制档功能堪称一绝。它可以对会计档案关联规则进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。这就像是一个神奇的魔法师，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。

已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。这就好比给数据建立了一张清晰的地图，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，它还具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，就像一个严格的质量检查员，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为发票存档与归档的准确性和合规性提供了有力保障。

• 档案管理：精细管控的智慧堡垒
  合思档案的档案管理功能在权限管理方面精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套数据权限，还可以按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。这就像是给企业的档案管理加上了一把把安全锁，确保不同人员只能访问和操作其权限范围内的档案。

在档案目录方面，它支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等。这使得企业可以根据自身需求灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。此外，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为发票存档与归档的有序管理提供了坚实基础。

• 档案应用：数据价值挖掘的利器
  合思档案的档案应用功能为企业提供了强大的支持。其多维检索功能能够满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。这就像是一个超级搜索引擎，让企业能够快速找到所需的发票存档与归档信息。

一站式预览，穿透联查功能更是让企业能够智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。它还支持外部系统调阅，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，让发票存档与归档后的利用更加高效。

优势凸显：对比传统，合思档案脱颖而出

• 成本优势：降本增效的明智之选
  传统档案管理存在着诸多成本问题。它有高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；还有高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；更有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。而合思档案就像是一个成本控制大师，能为企业节约纸张和整理成本，减少存储空间需求，避免手工操作的繁琐和风险，让企业在发票存档与归档过程中节省大量成本。

• 效率优势：高效办公的强力助推
  传统档案管理在档案整理、匹配、查询等环节效率低下，财务人员需花费大量时间和精力。而合思档案就像是一台高速运转的机器，实现了自动采集、智能制档、多维检索和一站式预览等功能，大大提升了档案管理的效率。在某企业案例中，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这使得企业在发票存档与归档过程中能够快速完成各项任务，提高工作效率。

• 合规优势：合规经营的可靠保障
  传统档案管理方式难以满足数电票时代的合规要求，电子会计凭证管理不规范。合思档案严格按照国家政策要求建设，通过“四性检测+业务检测”双模式检测方案，就像一个严格的合规检查员，确保档案合规性，满足国家档案局发布的相关检测要求和企业财务档案管理的特殊要求，为企业的发票存档与归档提供了合规保障。

• 数据利用优势：数据价值挖掘的宝藏
  传统档案管理数据分散，难以有效分析和利用。合思档案则像是一个数据整合大师，能够实现档案数据的整合和关联，让数据“活起来”。通过穿透联查和多维检索等功能，它帮助企业真正利用档案数据，实现数据价值，为企业决策提供支持，让发票存档与归档后的数据能够发挥更大的作用。

应用案例：真实见证合思档案的卓越成效

• 海量单据企业的高效变革
  有一家某年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案的解决方案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。管理成效显著，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，档案管理自动化、流程精简，企业成本降低，如数据加载仅需30s，关联匹配15min，大大提高了工作效率，发票存档与归档也变得更加轻松有序。

• 集团型企业的标准化升级
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，发票存档与归档的管理更加规范高效。

• 多系统互联企业的高效整合
  多系统数据互联的企业档案管理现状低效，存在会计档案散落各系统、数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了良好效果，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，发票存档与归档的效率和质量得到了极大提升。

• 教育集团的智能化转型
  中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题，如业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能查找等。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和电子借阅，发票存档与归档也更加智能化。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，凭借其多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等核心功能，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案。它能够帮助企业解决传统档案管理中的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和数字化转型。在发票存档与归档方面，它更是展现出了卓越的优势。

随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案将不断创新和迭代，持续提升产品性能和服务质量，为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务，助力企业在数字化时代实现可持续发展。合思档案拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业等，众多客户的认可和好评证明了其产品的可靠性和实用性。

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