数电票时代，合思档案助力企业发票存档与归档高效管理

在当今数电票时代的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。根据规划，2025年要完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的考验，信息化建设亟需加速提升。数电票需要经过验签、解析，并且要以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

在纸电混合的现实环境下，企业不同角色都有着各自的困扰。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的难题；财务人员每天面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还枯燥繁复；业务人员则被报销纸质票据的繁琐流程所困扰。同时，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件又缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化的过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。而合思档案解决方案，正是为解决这些痛点而生。

合思档案多元角色解决方案

• 高管决策智囊
  对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的决策智囊。它能够沉淀企业的数据资产，保障企业的合规管理，大大提升企业财务档案的利用效率。通过深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策走向数智化，真正实现降本增效，推动企业实现绿色低碳运营。在这个竞争激烈的时代，让企业在财务管理上更具前瞻性和竞争力。

• 财务效率利器
  对于归档员/财务来说，合思档案是提升工作效率的利器。它能让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，全流程透明流转。这样一来，便于对档案进行监控和分析，让财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

• 审计协作桥梁
  对于外部审计工作，合思档案搭建了一座高效的协作桥梁。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限也能一键下放或回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票存档与归档过程中发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的财务档案管理提供了全面而强大的支持。

合思档案功能全景概览

• 多源数据采集大师
  合思档案在数据采集方面表现卓越，支持多源采集方式。在接口互联方面，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，并且支持自定义数据采集方案。这使得企业能够根据自身的业务需求和系统架构，灵活地进行数据采集。而在手动采集方面，支持多种便捷的手动数据补录方式，例如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这些功能大大提高了数据采集的效率和准确性，为发票存档与归档提供了坚实的数据基础。

• 智能制档魔法助手
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎自动组装，能够让不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。此外，通过字段映射让查阅更便捷，可完成多档案类型的业务字段映射，使得档案管理更加智能化和便捷化。

• 专用版式文件先锋
  合思档案具备专用格式版式文件，能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式的束缚。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，让档案的可扩展性更强。企业可以根据自身的品牌形象和管理需求，定制独特的档案版式，提升档案管理的专业性和个性化。

• 档案管理安全卫士
  在档案管理方面，合思档案提供了全面而细致的功能。它支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。这些功能确保了档案的安全性和管理的规范性，为发票存档与归档提供了可靠的保障。

合思档案核心亮点聚焦

• 闭环管理领航者
  合思档案能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。它涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等功能模块，提供大数据解决方案、档案扩展解决方案等多种解决方案。在发票存档与归档的整个过程中，从数据采集到档案存储，再到档案调阅和利用，都实现了无缝衔接和有效管理，确保企业的财务档案管理符合法律法规要求，提高管理效率和质量。

• 便捷调阅先锋军
  便捷调阅是合思档案的又一重要亮点。它打破了物理空间的限制，支持在线自由调阅，让用户无需打印档案即可获取所需信息。同时，采用混序归集免组装的方式，预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案的完整性。融合“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力企业实现双碳目标，降低企业的运营成本和环境影响。

• 应收尽收守护者
  在数据采集和归档方面，合思档案采用“四性检测”+“业务检测”的方式，满足财务档案管理要求的特殊性。双模检测实现了归档即合规，确保企业的发票存档与归档数据准确、完整、合规。无论是发票的真实性、合法性，还是业务数据的关联性和准确性，都能得到有效保障。

• 大数据应用急先锋
  大数据解决方案是合思档案的强大后盾。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。这大大提高了档案管理的效率，释放了档案数据的价值。企业可以通过对海量档案数据的分析和挖掘，发现潜在的业务机会和风险，为企业的决策提供有力支持。

合思档案价值深度体现

• 降本增效加速器
  合思档案能够显著降低企业的成本，提高运营效率。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本。同时，提升了检索效率，保障了管理的合规性。在当前经济环境下，企业能够更有效地“收紧钱袋子”，将资源集中投入到核心业务发展中。

• 业财链路连接器
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的业务数据和财务数据实现无缝对接，提高了数据的流通性和利用价值，为企业的财务管理和决策提供了更全面、准确的信息支持。

• 数据价值挖掘者
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，深入了解企业的运营状况和市场趋势，为企业的战略决策提供有力支持。数据不再是沉睡的资源，而是成为企业发展的重要驱动力。

• 资源重组增效器
  通过前后端数据同源，流程全息贯通，合思档案实现了企业资源的重组，提升了管理能效。它让企业的各个部门之间能够更好地协同工作，提高了企业的整体运营效率和竞争力，实现企业效益的最大化。

合思档案典型使用场景

• 多维调阅随心享
  合思档案支持多维度、多视角、多渠道的档案调阅，能够满足企业不同人员的查阅需求。财务人员可以进行多维查询、一站式预览，快速获取所需的财务信息；业务人员可以进行授权检索、借阅，方便开展业务工作；审计人员可以使用证据方案库、凭证抽凭查询等功能，提高审计工作的效率和准确性。

• 数电票流程自动化
  在数电票管理方面，合思档案实现了多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。它支持以数电票为代表的9类电子凭证的相关操作，实现了全流程闭环管理。这大大提高了数电票管理的效率和准确性，降低了人工操作的风险和成本。

• 实物档案智能管理
  对于实物档案，合思档案提供了全流程管理定位功能。它能够智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，服务实物档案全流程线上化管理。包括打标、到单、装盒、上架等流程，支持集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。这使得实物档案的管理更加规范、高效，提高了档案管理的整体水平。

• 档案流转线上管控
  档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控是合思档案的又一重要应用场景。线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，通过静态和动态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能，提高了档案管理的效率和安全性。企业可以更加便捷地对档案的流转过程进行监控和管理，确保档案的安全和合规。

合思档案成功案例见证

• 大型企业效率提升典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提高了企业的运营效率和管理水平。

• 重型装备制造标杆
  世界上最大的重型装备制造商之一，曾经面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，减少纸张打印成本100万张纸/年，为企业的可持续发展做出了重要贡献。

• 企业成本节约先锋
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，为企业节省了大量的成本，提高了企业的经济效益。

• 教育集团管理优化样本
  中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，为教育集团的财务管理提供了有力支持。

合思档案市场定位与优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它服务6000 + 企业客户，获得了福布斯中国科技50强等荣誉，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。这些荣誉和认证充分证明了合思档案的实力和可靠性。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。同时，它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。此外，合思档案创造性地提供财务视角下的证据链完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

在数电票时代的浪潮中，合思档案凭借其卓越的功能和强大的优势，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票时代的不断发展，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续迭代，为企业提供更优质的服务和解决方案。

如果您的企业也想提升财务档案管理效率，实现企业的可持续发展，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的效果。