合思档案：开启自动化文档归档新时代

在当今数电票快速扩张的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理的信息化建设需求愈发迫切。从收票角度看，电子发票接收的合法性得到多部政策支持，电子会计档案和电子凭证的法律效力被充分肯定；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业的不同角色都在纸质档案管理中遭遇了诸多困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大以及档案数据难以分析利用等问题；财务人员每天要处理大量档案数据，整理工作不仅耗费时间，还枯燥繁复；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的泥潭。同时，纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。因数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，例如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。

合思档案，正是为解决这些痛点而生的自动化文档归档解决方案。

多元方案满足多样需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，宛如一位全能的档案管理专家，能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。它涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），为企业提供了全面的档案管理覆盖。大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能实现海量数据秒级查询。档案扩展解决方案则拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业不同场景下的档案管理需求。

强大功能铸就卓越体验

1. 多源采集 灵活高效：合思档案在多源采集方面表现出色。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，让企业的数据采集更加灵活高效。
2. 智能制档 精准匹配：通过规则引擎，合思档案实现了电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化的功能。通过字段映射，让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。
3. 精细管理 规范有序：档案管理方面，合思档案有着严格的权限管理，能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录也可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保档案管理规范有序。
4. 深度应用 多维查询：在档案应用上，合思档案实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查功能更是强大，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，还具有多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

核心亮点彰显独特价值

1. 降本增效 节约资源：合思档案能带来显著的降本增效效果，让企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案无需打印，能节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，实现自动化文档归档，为企业节省大量资源。
2. 闭环连接 拉通链路：电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现自动化文档归档，让企业的财务流程更加顺畅。
3. 激活数据 创造价值：合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过自动化文档归档，挖掘数据背后的潜在信息，为企业决策提供有力支持。
4. 重组资源 提升效益：它还能实现企业资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。自动化文档归档让企业的各项资源得到更合理的配置和利用。

为不同角色赋能

1. 助力高管决策数智化：对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
2. 解放财务人员双手：对于归档员/财务，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率，实现自动化文档归档。
3. 优化外部审计流程：对于外部审计，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，使审计工作更加高效。

典型场景应用广泛

1. 报销业务无缝衔接：在报销业务场景中，从发票上传、商旅报销、报销付款到财务入账等环节，合思档案能通过规则引擎实现档案关联匹配组装，形成完整档案证据链，并进行完整性检测，实现自动化文档归档，让报销流程更加顺畅。
2. 数电票管理全流程覆盖：在数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保自动化文档归档的准确性和高效性。
3. 实物档案创新管理：在实物档案管理场景中，“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，也为自动化文档归档提供了全面的支持。
4. 大数据管理高效精准：在大数据管理场景中，数电票时代企业电子数据爆发式增长，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，如支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询等，让自动化文档归档在大数据环境下依然高效精准。

成功案例见证实力

1. 某企业实现业财一体：某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，简化装订流程等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标显示凭证总量、单据总量多，数据加载和关联匹配时间短，凭证与单据、单据与单据关联次数多，充分体现了自动化文档归档的优势。
2. 某集团型企业标准化落地：某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，让自动化文档归档在大型企业中发挥出巨大作用。
3. 某企业节省成本提升效率：某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理、保管、存储环节繁琐，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，证明了自动化文档归档能为企业带来实实在在的效益。
4. 某教育集团简化流程：某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，让自动化文档归档在教育行业也能发挥重要作用。

市场定位与差异化优势凸显

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。
合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，确保自动化文档归档的高效性。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。此外，合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。它还拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续迭代，不断提升产品性能和服务质量，以更好地满足企业日益增长的档案管理需求。

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