在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票，紧接着 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统财务档案管理模式却在这股数字化浪潮中显得捉襟见肘，存在着诸多亟待解决的痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来极为不便，不仅耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。在这样的背景下，记账凭证保存的数字化转型显得尤为迫切。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了这一市场需求，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一产品的出现，为企业解决记账凭证保存难题提供了全新的思路和方案。
合思档案整体解决方案：开启财务数智化新征程
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。其目标明确，致力于实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业实现真正的数字化转型。通过使用合思档案，企业不仅能够降低单位运行成本及资源消耗，还能实现数字化和绿色化的协同转型。在记账凭证保存方面，合思档案为企业提供了一个高效、安全、环保的解决方案，让记账凭证的保存不再成为企业的负担。
核心功能与优势：全方位保障记账凭证保存
合思档案具有众多独特的核心功能与优势，为记账凭证保存提供了全方位的保障。
首先，合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集环节，它可通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）以及内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）进行数据采集。采用开放式接口互联，企业可以自主采集所需数据，大文件还能自动切割，数电票实现自动化解析，确保记账凭证数据的准确、高效采集。
在档案制档方面，合思档案能够实现智能关联和自动组装，对记账凭证进行四性检测、业务检测，并可生成自定义版式文件。这一系列功能确保了记账凭证在制档过程中的准确性和规范性，为后续的管理和使用奠定了坚实的基础。
档案管理环节是合思档案的一大亮点。它具备精准的权限管控功能，企业可以根据不同的岗位和职责，灵活设置对记账凭证的访问权限，确保数据的安全性。同时，档案目录可以灵活扩展，方便企业根据自身需求进行个性化管理。此外，水印管理和档号符合国标要求，进一步提升了记账凭证管理的规范性和专业性。
在档案使用方面，合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。企业员工可以随时随地通过系统调阅所需的记账凭证，无需打印纸质文件，既提高了工作效率，又节省了资源。而且，混序归集的方式避免了繁琐的组装过程，让记账凭证的使用更加便捷高效。
多行业应用：记账凭证保存的成功实践
合思档案在不同行业都有着广泛的应用，并取得了显著的成效，为各行业企业的记账凭证保存提供了成功范例。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，在记账凭证保存等财务档案管理方面取得了巨大的突破。通过使用合思档案，该公司减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%，预计每年可减少综合成本 20 万元。这充分证明了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的显著优势，为食品行业企业的记账凭证保存提供了有效的解决方案。
餐饮行业的 COMMUNE 幻师同样受益于合思档案。上线电子会计档案管理系统后，该企业的纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本达 5000 万元，报销效率提升了 300%。在记账凭证保存方面，合思档案帮助 COMMUNE 幻师实现了数字化管理，大大提高了财务管理的效率和效益。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，在记账凭证保存等档案管理工作中也取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估每年节省总体成本 30 万 +，档案合规性达到了 100%。这表明合思档案不仅能够提高档案管理的效率，还能确保档案的合规性，为家居行业企业的财务管理提供了有力支持。
数字阅读行业的帆书在使用合思档案后，在记账凭证保存和整体财务档案管理方面也有了质的飞跃。仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到仅需 1 名实习生。合思档案帮助帆书实现了财务档案管理的数字化和高效化，提升了企业的整体竞争力。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，在当前的经济环境下，企业更需要抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案来实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，众多企业的成功实践充分证明了合思档案的有效性和可靠性。
如果您的企业也在为记账凭证保存等财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在拨打联系电话 400 – 105 – 6505，或访问网址 www.hosecloud.com，扫码即可了解合思档案和更多成功案例，还可以免费试用，亲身体验合思档案为您带来的便捷与高效。
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