在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数字化转型已成为大势所趋。众多企业积极投身于数字化变革，虽在一定程度上解决了线上业务处理的难题，但在财务档案的归档与储存环节，仍面临着纸质文件储存等诸多困扰。电子会计档案作为企业全面数字化的“最后一公里”，无论是政策的大力推动、合规的严格要求，还是在当前经济环境下企业降本增效的迫切需求，都使其成为企业数字化建设的必然选择。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供云计算财务服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业财务数字化转型中占据着举足轻重的地位，能实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。
数电票浪潮下的市场新挑战
随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。根据规划，2025年将完成数电票的全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票具有特殊的管理要求，须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这使得企业的信息化建设亟待加强，以适应这一全新的变革。
与此同时，政策层面也在大力推动电子会计档案的发展。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，明确满足相关条件的电子会计凭证可以仅以电子形式进行归档、报销入账。2022年底前，更是提出要实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等目标。因数电票管理要求的特殊性，市场对专业的“电子会计档案管理平台”的需求愈发迫切，企业需要借助这样的平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代的档案管理痛点
在纸电混合的时代，企业在档案管理方面面临着诸多棘手的问题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要耗费大量资金用于储存占地，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了一定的阻碍。
财务人员则承受着巨大的工作压力。档案数据量庞大，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，工作内容枯燥且繁复，极大地降低了工作效率。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力，影响了工作的积极性和效率。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力因素导致纸质档案损坏，这些都给企业带来了潜在的风险。
合思档案的整体解决方案策略
合思档案为企业提供了一套全面而完善的解决方案，包括领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足不同企业在各种场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
合思档案不仅仅是一款简单的电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它针对不同角色，如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等，提供了针对性的解决方案。对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的。对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据的同源性，确保全流程透明流转，便于进行监控和分析，轻松完成档案管理工作。
合思档案的核心功能模块
- 发票模块：拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。这使得企业在处理大量发票数据时，能够快速准确地进行匹配和查询，大大提高了工作效率。
- 单据模块：提供档案扩展解决方案，具备可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。企业可以根据自身的业务需求，灵活扩展档案管理的范围，满足不同的业务场景。
- 凭证模块：关联费控系统、税务系统等多个系统，通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，同时实现“四性检测 + 业务检测”。这确保了电子凭证的准确性和合规性，减少了人工干预，提高了工作质量。
- 电子档案模块：实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能。打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。同时，预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性。
合思档案的竞争优势
与其他产品相比，合思档案具有显著的优势。在合规性方面，它严格满足国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理，符合《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等政策规定，为企业提供了可靠的合规保障。
在高效性方面，合思档案具备强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了100%自动归档。这不仅提高了工作效率，还节约了大量成本，例如可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。
在创新性方面，合思档案提供自定义档案类型和全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。同时，它拥有领先的大数据解决方案，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。
合思档案的成功案例
合思档案在不同类型的企业中都取得了显著的应用效果。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位数量从15家增长到298家，作业人员仅从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人，同时凭证自动化率达到了91.6%，大大提高了工作效率。
某企业年单据量达2.6亿，使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查。这使得企业成本降低，流程精简，财务人员的工作效率得到了显著提升。
某集团型企业通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时达到了低碳环保的目的。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业通过合思档案统一储存数据，打破了数据孤岛，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
合思档案的服务体系
合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这强大的服务网络为企业提供了全方位的服务保障。
合思档案提供多维度、多视角、多渠道的档案调阅服务，能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。同时，还提供档案借阅服务，借阅人可在线查看档案，并支持下载，管理员可实现借阅过程的透明化，一键到期催还。此外，合思档案还提供实物档案全流程管理及定位服务，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步等方式，完成实物档案全流程管理，实现实物档案全流程的线上化管理。
总之，合思档案作为一款优秀的云计算财务服务产品，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求，不断进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。它能为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，解放双手，释放人的创造力，助力企业实现业财融合。
如果您的企业也想开启财务数字化转型之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505、访问www.hosecloud.com联系合思，还可免费试用合思档案，感受云计算财务服务带来的便捷与高效。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/14548.html
