合思档案：引领企业会计档案管理数字化变革的审计合规工具

在当今纸电混合的时代，企业在会计档案管理领域面临着重重挑战。企业高管为纸质档案管理成本居高不下、占地空间大且档案数据难以有效分析利用而忧心；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对枯燥繁琐的工作泥沼；业务人员在报销环节，也饱受纸质票据留存与上交流程繁琐之苦。

从成本角度来看，高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材费用高昂，同时档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作繁重，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；更令人担忧的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。

即便企业在推行数字化的进程中，借助多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的难题，无法保证档案的原生性，难以实现企业的全面数字化。尤其是数电票的快速扩张，其特殊的管理要求使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求，例如数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件需要写入财务入账信息。而合思档案解决方案，就像一把钥匙，为企业打开了会计档案管理的全新局面，作为一款强大的审计合规工具，能有效解决上述诸多难题。

合思档案解决方案全景透视

合思档案作为一款卓越的审计合规工具，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全面满足企业在不同场景下的档案管理需求。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配与应收尽收。

单套制解决方案更是具有诸多优势，实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，仅通过线上一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。真正做到了会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

六大场景解决方案涵盖了档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查、大数据等多个方面，针对不同的业务场景提供专业的档案管理方案。合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供针对性的解决方案，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的道路上取得决胜优势，是企业不可或缺的审计合规工具。

合思档案核心功能亮点剖析

• 多源采集：灵活高效的数据汇聚
  作为一款出色的审计合规工具，合思档案的多源采集功能十分强大。它支持接口互联与自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它也支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式，确保数据采集的完整性和准确性。

• 智能制档：规则驱动的高效组装
  合思档案的智能制档功能通过规则引擎实现自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析，充分体现了审计合规工具的智能化优势。

• 专用格式版式文件：创新存储与扩展
  合思档案的专用格式版式文件功能独具特色，它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，有效降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，进一步凸显了其作为审计合规工具的创新性。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  在档案管理方面，合思档案作为审计合规工具表现出色。它支持权限管理，能够精准管控，用户可以自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，确保档案管理的规范性和安全性。

使用合思档案带来的显著收益

• 降本增效：成本节约与效率提升
  合思档案作为优秀的审计合规工具，能为企业带来显著的降本增效效果。它可以节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，实现管理合规性100%，让企业彻底告别传统手工归档，更有效地“收紧钱袋子”，在当前经济环境下，为企业节省大量的成本开支。

• 数据活化：全链路打通与价值挖掘
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案作为审计合规工具，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。企业能够真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供有力支持。

• 资源重组：效益最大化与持续发展
  合思档案助力企业实现资源重组，使前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业需要的电子档案管理系统应具备连接、敏捷、稳定、合规的特点，而合思档案作为审计合规工具，不仅满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，实现企业效益的最大化。

• 角色赋能：不同角色的专属价值
  对于CEO/高管而言，合思档案作为审计合规工具可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案典型场景应用展示

• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案作为审计合规工具，提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，确保数电票管理的合规性和高效性。

• 纸电混合管理场景：线上线下高度关联
  在纸电混合管理场景中，合思档案通过智能区分纸电标识，实现了线上、线下的高度关联。它能够对实物档案进行全流程管理定位，提供打标 – 到单 – 装盒 – 上架等可逆流程，支持集团共享和批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，有效解决了纸电混合管理的难题。

• 企业多系统数据互联场景：广泛连接与精准检测
  在企业多系统数据互联场景下，合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。其业务检测方案能站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可使业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，为企业的数据互联提供了有力支持。

• 档案查询调阅场景：多维度精细化查询
  合思档案的共享调阅解决方案作为审计合规工具的重要应用场景，满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。

合思档案客户成功案例见证

• 某企业：业财一体与降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案作为审计合规工具，为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化的解决方案。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本显著降低，以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。

• 集团型企业：标准化落地与成本节约
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案作为审计合规工具，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：统一储存与全生命周期管理
  一家企业在档案管理方面存在低效现状和痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，作为审计合规工具，管理成效明显。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团：简化流程与高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案作为审计合规工具，实现了应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效为形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业、全面的审计合规工具，为企业提供了卓越的电子会计档案管理解决方案。它拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户的成功实践充分证明了合思档案的可靠性和有效性。企业可以通过北京、上海、杭州等多地的办公地点，拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，以及扫描微信公众号和微信小程序二维码与合思取得联系，获取更多产品信息和服务。合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，为企业提供优质的管理与服务。企业选择合思档案，将能更好地享受数字化转型带来的降本增效，实现会计档案价值的深度应用。现在就可以免费试用合思档案，开启企业会计档案管理的数字化转型之旅。