合思档案：引领财务档案管理数字化转型新风尚

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。按照规划，2025年要完成数电票全覆盖，这一趋势给企业财务档案管理带来了全新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据难以分析利用；财务人员则被庞大的档案数据量折磨，整理工作耗费时间，还需手动逐一匹配核对；业务人员也对出差、招待后报销的纸质票据留存再上交流程怨声载道。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，浪费了企业资源；高隐形成本导致内部协作滞后，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险造成财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案这款财务信息化工具应运而生，为企业应对挑战提供了有力支持。

合思档案：财务信息化的先锋利器

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案作为一款优秀的财务信息化工具，能实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。其业务流转涵盖从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用的完整过程，为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其功能模块丰富，包括发票的大数据解决方案、单据的档案扩展解决方案、凭证的费控系统等多个方面，能全方位满足企业档案管理需求。

核心功能：为财务档案管理精准赋能

• 多源采集：数据汇聚的智慧枢纽
  作为一款强大的财务信息化工具，合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效协作的智慧引擎
  合思档案的智能制档功能是其作为财务信息化工具的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：精细管控的智慧管家
  在档案管理方面，合思档案作为可靠的财务信息化工具，支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：便捷利用的智慧桥梁
  合思档案的档案应用功能充分展现了其作为财务信息化工具的便捷性。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能。

优势凸显：超越传统的卓越之选

与传统档案管理方式相比，合思档案这一财务信息化工具优势明显。
在成本节约方面，合思档案可实现70%纸张成本节约、75%整理成本节约，大幅降低企业在档案管理方面的显性和隐性成本。而传统纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，以及高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据利用低效。
检索效率上，合思档案能实现90%检索效率提升，通过关键词检索可快速定位相关档案，降低查询难度。传统纸质档案管理查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，实物翻阅效率低、易损坏、易丢。
合规性方面，合思档案通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，满足国家相关政策要求，保障财务档案管理的合规性。传统电子会计凭证文件无有效管理手段，纸质档案还面临不可抗力导致损坏的风险。
自动化程度上，合思档案拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。如智能制档功能可自动关联匹配及组装核心会计凭证，减少90%人工匹配工作量。而传统档案管理需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，人工环节多且效率低下。

应用案例：真实场景见证卓越成效

• 案例一：大型单据量企业的管理变革
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案这一财务信息化工具后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务与财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

• 案例二：集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家相关政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化，同时整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，还实现了成本效益的显著提升，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：教育集团的数字化转型
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题，如业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等。合思档案的数据集成方案按照归档范围和标准梳理业务档案归档场景，统一数据标准，灵活运用动态API接口；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，合思档案作为一款优秀的财务信息化工具，能解决企业在财务档案管理方面面临的各种痛点，如成本高、效率低、合规风险大等问题，为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营提供有力支持。无论是政策推动、合规要求，还是为企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，拥有广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够满足企业不断变化的档案管理需求，未来有望帮助更多企业实现财务档案管理的数字化、智能化。合思秉承以客户为中心的服务理念，通过不断聆听用户需求进行产品迭代，将让更多企业更好地享受数字化转型带来的降本增效，助力企业在财务档案管理领域取得更大的突破和发展。如果您想体验合思档案带来的卓越管理效果，不妨点击免费试用，开启财务档案管理的数字化之旅。