在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如一颗颗投入平静湖面的石子，激起层层涟漪，标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，宛如一座照亮财务数智化前行道路的灯塔，是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正迈入数字化的殿堂。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到时代的需求和企业的痛点，重磅推出全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的报销凭证管理提供了一站式的财务数智化解决方案。
合思档案解决方案：打造报销凭证管理智慧架构
合思档案系统犹如一个精密运转的智慧工厂，为企业的报销凭证管理构建了一套科学合理的架构和流程。在落地财务数字化方面，合思展现出了强大的实力，将总部与门店的业财融合效率提高了80%。在餐饮行业向新零售行业转型的浪潮中，引入合思实现财务数字化成为企业破局的必然选择。
合思档案系统通过开放式接口互联，能够实现自主采集功能。对于大文件，它可以自动切割，对数电票进行自动化解析。在制档环节，它实现了智能关联和自动组装，进行四性检测和业务检测，还支持自定义版式文件。在管理方面，具备精准的权限管控，档案目录可以灵活扩展，采用水印管理且档号符合国标要求。在利用阶段，支持多维检索和一站式预览，可在线借阅，能与异构系统联查，还能实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。
合思档案提供了一系列强大的功能，涵盖电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等。同时，它还涉及文件传输、邮件短信、系统直联等方面，能够同步原始凭证信息至档案服务。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集阶段，借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保数据的准确采集。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，为后续管理奠定基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，保障档案的安全和有序。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。通过这些功能，合思档案为企业的报销凭证管理提供了全方位、全流程的解决方案。
合思档案核心优势：报销凭证管理降本增效利器
合思档案在报销凭证管理方面具有诸多核心功能与优势，犹如一把锋利的宝剑，能够为企业披荆斩棘，带来显著的价值。
自动化归档是合思档案的一大亮点。它让企业告别了繁琐的重复性工作，使档案利用变得便捷高效。档案数据同源，实现透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以通过合思档案系统快速获取所需的报销凭证信息，提高工作效率。
在成本控制方面，合思档案表现卓越。它可以减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，还能减少财务档案空间占用，节约空间成本。以一家年有20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。
合思档案在合规性方面也有出色的表现。它通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。这不仅提升了企业的财务档案管理能力，还实现了财务档案数字化，让企业在合规经营的道路上稳步前行。
在检索和审计方面，合思档案同样表现优秀。它支持多维检索条件，能够快速定位所需档案。通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，还能支撑便捷、高效的内外部审计需求。企业在进行报销凭证管理和审计工作时，能够更加轻松自如。
合思档案行业应用：多行业报销凭证管理成功典范
合思档案在不同行业都有着广泛的应用场景和成功案例，为企业的报销凭证管理带来了显著的实际效果和客户收益。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在报销凭证管理方面取得了巨大的突破。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案打破了企业内部的数据壁垒，实现数据同源，一键联查提升了工作效率。自动组装功能便于审计，以档案数据为标准提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，方便查阅者定位实物位置。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，在报销凭证管理方面实现了质的飞跃。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。实现了无纸化管理，去人工化减少了人力成本，资产化深度分析档案数据满足了内审需求。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，在报销凭证管理上有了显著的改善。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。实现了统一存储打破数据孤岛，搭建业务证据链实现业财一体双向穿透，数据共享一站式查阅，银行回单无纸化管理助力降本增效。
帆书使用合思档案后，在报销凭证管理方面成效显著。仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T+15缩短至T+5，装订人力成本缩减到1名实习生。保证了财务档案原生性存储，提升了档案整理效率，形成了财务数字档案室提升了借阅效率。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇和挑战。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值。
如果您的企业也想在报销凭证管理方面实现数字化转型，抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案，无疑是一个明智的决策。它将帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就点击免费试用，开启您企业报销凭证管理的数字化新时代！
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