在数字化浪潮风起云涌的当下，企业财务管理正经历着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一场汹涌的浪潮，将企业财务档案管理推向了新的挑战前沿。数电票以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息，这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统的档案管理模式，在新时代的要求下，显得捉襟见肘。在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多痛点。企业高管们看着高昂的纸质档案管理成本，以及占据大量空间的档案室，却难以从这些档案数据中获取有价值的信息用于分析决策。财务人员则被海量的档案数据折磨得苦不堪言，手动逐一匹配、核对确认的工作，耗费了大量的时间和精力。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程繁琐，让人头疼不已。
此外，传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作让人疲惫，查询调阅条件的粗糙使得数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业带来了潜在的风险。企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的难题。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化的关键。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全方位的电子会计档案管理解决方案。
合思档案解决方案全景图
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，如同一个功能强大的工具箱，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到了应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案和纸质档案，电子档案包括发票、单据、凭证、账簿、报表等，纸质档案则提供了自定义档案、实物备查解决方案等。
大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能够在海量数据中实现秒级查询。档案扩展解决方案则具有灵活扩展的业务模型，可以通过多途径自动化归集各类介质档案。
数电票解决方案为企业提供了 9 类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。实物备查解决方案实现了实物档案免组装、全流程管理，企业可以在线上快速定位并关联线下实物，实现电子文件共享。
合思档案核心功能与优势剖析
-
多源采集：灵活高效的数据获取之道
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入，极大地提高了数据采集的效率，也为电子文件共享提供了基础。 -
智能制档：让档案关联匹配更轻松
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度也能可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据真实、完整、安全、可用，促进了电子文件共享的质量。 -
档案管理：精细管控保障合规
在档案管理方面，权限管理支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保了档案管理的规范性和安全性，为电子文件共享提供了有序的环境。 -
档案应用：多维利用释放数据价值
档案应用方面，多维检索支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅人可在线查看、支持下载，管理员可透明化管理、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，充分实现了电子文件共享的价值。
合思档案应用场景与案例展示
-
海量单据企业的管理变革
有一家年单据量达 2.6 亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低，数据指标显示凭证总量 14W +、单据总量 50W + 等，关联匹配时间大幅缩短，实现了高效的电子文件共享。 -
集团型企业的标准化之路
一家共享中心统建的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，优化了电子文件共享的流程。 -
多系统互联企业的整合之道
一家多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化核查，跨系统调阅方案实现完整业务链条档案数据调阅。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本等都大幅降低，预估节省总体成本 30W +/年，加强了电子文件共享的效果。 -
教育集团的高效管理转型
中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建业务证据链，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，推动了电子文件共享的发展。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能和众多成功的客户案例，如事业单位及院校、央企，行业领军企业，国家试点企业等都选择了合思档案，能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，能根据企业的不同需求提供个性化的档案管理服务，携手企业实现财务数字化转型。如果您想体验合思档案带来的高效电子文件共享和档案管理服务，不妨点击免费试用，开启您的高效档案管理之旅。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/14775.html
