合思档案：解锁企业财务档案管理数字化转型新密码

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，企业财务档案管理进入了“数字化凭证时代”。然而，数电票管理要求的特殊性，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一变革。

与此同时，传统纸质档案管理的诸多痛点也愈发凸显。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员在面对海量档案数据时，整理工作枯燥繁复，消磨了工作热情；业务人员则抱怨报销流程繁琐，耗费大量时间。高显性成本如纸质凭证输出耗材、存储空间需求，以及高隐形成本如内部协作滞后、手工装册归档工作量大等问题，都在浪费企业资源，阻碍着企业的发展。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的财务档案管理方案。

多元方案 满足多样需求

合思档案深知不同用户角色和场景对档案管理有着不同的需求，因此提供了丰富多样的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

在外部审计场景中，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

强大功能 构筑管理基石

合思档案拥有全面的功能模块，展示了其强大的档案管理能力。

其功能模块涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，对应大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、税务系统、QA系统、资金系统、影像系统、业务系统、共享调阅解决方案等。

电子会计档案全生命周期管理功能丰富。智能采集方面，有外部生态的规则引擎、业务映射等，内部的EAI插件、API接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；还有统计分析和应用层的辅助审计等功能。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，实现电子文件共享。

核心亮点 凸显竞争优势

合思档案具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，同时也促进了电子文件共享。

具备强大的数据获取、验签、解析能力。合思自主研发工具包，持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力，保障电子文件共享的准确性和安全性。

提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，进一步保障了电子文件共享的质量。

多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，促进电子文件共享的高效性。

显著价值 助力企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其重要体现。企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，如节约纸张成本70%，节约整理成本75%，更有效的“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现电子文件共享，让企业的财务数据更加流畅地流转。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过分析档案数据，做出更加科学的决策。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，促进企业整体运营效率的提高，进一步推动电子文件共享的深度和广度。

典型场景 彰显适用广泛

合思档案在多种典型场景中都有着出色的表现。

在企业日常的报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联和管理。通过档案关联规则梳理和组装，保障财务合规，实现电子文件在报销流程中的有效共享。

在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保电子文件共享的顺畅性。

在实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理。实现实物档案的创新管理和便捷利用，如支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业等，促进电子文件与实物档案信息的共享。

在审计场景下，外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高审计效率，实现审计过程中的电子文件共享。

成功案例 见证卓越成效

众多企业已经通过使用合思档案取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，电子文件共享在其中发挥了重要作用。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，促进了企业内部电子文件的高效共享。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案数据未有效整理利用、纸质档案管理问题多等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，电子文件共享为企业带来了实实在在的效益。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的档案管理低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，实现了教育集团内部电子文件的有效共享。

市场定位 铸就差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，具有广泛的市场认可度。

它拥有多项资质认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，保障产品的安全性和合规性，为电子文件共享提供了坚实的保障。

具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，确保电子文件共享的持续稳定。

提供多样化的解决方案，如领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，在功能上更加全面和灵活，进一步促进电子文件共享的多样性和适应性。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户对合思档案给予高度评价，如海亮教育完成数字化拼图后，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%；徐福记合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升等。

展望未来，合思档案将持续迭代，以更好地满足企业不断变化的档案管理需求，帮助企业在数字化浪潮中保持竞争力。如果您的企业也想抓住数字化转型的机遇，开启高效、合规、低碳的财务档案管理新模式，不妨拨打400 – 105 – 6505、访问www.hosecloud.com联系合思，还可以免费试用，获取更多信息和服务。