在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的财务管理。海亮教育科技服务集团作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商的引领者，始终致力于成为全球优质教育服务的引领者。然而，随着企业的不断发展壮大，海亮教育科技服务集团在财务档案管理方面逐渐遇到了诸多棘手的问题，这些问题如同沉重的枷锁，制约着企业的进一步发展。而合思凭借其专业的财务数智化解决方案，为海亮教育科技服务集团带来了新的转机。
业务迷雾：海亮教育科技服务集团财务档案管理困境
在企业发展的征程中，海亮教育科技服务集团构建了多个业务和财务系统。然而，这些系统相互独立，形成了一个个“信息孤岛”。数据无法互通，使得结构化数据的提取犹如大海捞针，困难重重。在企业发票合规审计工作中，电子发票的打印、查重、验伪工作更是耗时费力，不仅浪费了大量的人力，还造成了纸张的极大浪费。
实物档案资料的存储也是一个令人头疼的问题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，一旦出现这种情况，企业在企业发票合规审计等工作中就会面临较大的风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。同时，由于实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅也不留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用效率极低，在企业发票合规审计时难以快速提供有效资料。
智慧之光：合思的财务档案管理解决方案
面对海亮教育科技服务集团在财务档案管理方面的诸多难题，合思深入调研，量身定制了一套全面的解决方案。
档案数据来源方面，合思采用了先进的技术手段。一方面，通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，将电子档案进行高效处理；另一方面，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本。这样一来，无论是电子档案还是实物档案，都能得到妥善的管理，为企业发票合规审计提供了全面准确的数据支持。
在会计类档案管理范围上，合思涵盖了内部和外部两个方面。内部包括各种内部报告、合同等，外部则包括客户、供应商等的往来函件和信息记录。这种全面的管理范围确保了企业所有与财务相关的档案都能得到有效的管理，为企业发票合规审计提供了完整的档案体系。
合思实现了自动归档功能。根据预设规则，对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。在企业发票合规审计时，能够快速准确地找到所需的档案资料。同时，合思还提供了自助OA，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。此外，该方案集成了金蝶EAS，支持企业的日常运营和管理活动，提高了企业的整体运营效率。
变革之路：解决方案的实施过程
合思在为海亮教育科技服务集团实施解决方案时，采取了严谨有序的步骤。首先，对海亮教育科技服务集团的业务和财务系统进行全面梳理，确定数据来源和档案管理范围。这一步骤就像是为大厦打下坚实的基础，确保后续工作的顺利开展。
接着，按照方案逐步进行系统对接、数据采集和处理。在这个过程中，合思的技术团队充分发挥专业优势，克服了各种技术难题，实现了自动归档和相关功能的上线。整个实施过程有条不紊，为海亮教育科技服务集团的财务档案管理带来了质的飞跃，也为企业发票合规审计工作提供了有力的技术保障。
成效之美：实施解决方案后的成果与效益
经过一段时间的实施，合思的解决方案在海亮教育科技服务集团取得了显著的成果。
在工作效率方面，档案整理匹配效率提升了90%。这意味着在企业发票合规审计等工作中，工作人员能够更加快速准确地找到所需的档案资料，大大缩短了工作时间，提高了工作效率。
在存储成本方面，存储空间减少了72%。原本堆积如山的实物档案被数字化管理，不再需要大量的物理空间进行存储，降低了存储成本和管理难度。
在成本控制方面，每年纸张打印成本节约了3万元。这不仅实现了成本的有效控制，还响应了国家低碳环保的号召。
在人员配置方面，财务人力减少了3人。通过自动化和智能化的管理，企业优化了人员配置，让员工能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
赞誉之声：海亮教育科技服务集团的评价与反馈
海亮教育科技服务集团相关负责人表示，合思的解决方案就像一场及时雨，有效解决了他们在财务档案管理方面的难题。提高了工作效率，降低了成本，让企业的财务管理更加规范和高效。在企业发票合规审计等工作中，能够更加轻松地应对各种挑战，为企业的发展提供了有力的支持。
行动之邀：选择合思开启财务数智化之旅
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的财务数智化解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是在企业发票合规审计还是其他财务管理工作中，合思都能为您提供全方位的支持。
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