在当今数字化浪潮中，企业的财务管理数字化转型已成为必然趋势。世界500强旗下的教育服务品牌，通过引入合思的解决方案，在文档归档流程上取得了显著成效。该企业实现了年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建起多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，工作效率得到显著提升。同时，经过试点改造，企业财务数据自动化率达到91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅个位数增长，管理效能大幅跃升。而且，财务会计档案电子化改造后，物理存储空间和维护成本大幅节约。接下来，让我们深入了解这背后的故事。
客户背景：传统文档归档流程困境凸显
该教育服务品牌业务广泛，拥有多个业务和财务系统。然而，这些系统相互独立，数据无法互通。在文档归档流程中，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重和验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。
实物存档方面，占用了大量物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。在文档归档流程中，不断重复的纸质档案录入操作耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，使得整个归档过程费时费力。
此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人借阅，导致档案资产利用率极低。这些问题都凸显了企业进行数字化转型，优化文档归档流程的必要性。
合思方案：打造全生命周期电子化文档归档流程
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，全面重塑了文档归档流程。方案的档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口多达40种 +，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入即可介入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，也是多种多样。有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，满足不同场景下的文档归档需求。方案具备自动归档功能，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节，让文档归档流程更加智能、高效。
会计类档案管理范围也十分广泛，内部涵盖凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。通过合思的方案，企业的文档归档流程实现了从传统到数字化的跨越。
方案成效：数字化文档归档流程引领变革
合思的解决方案为企业带来了诸多显著成效，让文档归档流程发生了质的变化。首先，加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。在财务作业自动化方面，自动化率达到91.6% ，其中合思费控占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。企业对未来充满信心，有计划在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这一系列成果都充分体现了合思解决方案对文档归档流程的优化作用。
客户反馈：高度认可合思文档归档流程方案
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。他表示，合思的方案让企业在规模扩张的情况下，财务人员数量仅个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，物理存储空间和维护成本大幅节约。企业对合思的服务和解决方案非常满意，这也从侧面反映了合思方案在优化文档归档流程方面的卓越表现。
未来展望：深化合作升级文档归档流程
自2017年建立财务共享中心起，该企业就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统取得了显著成效，未来双方有望继续深化合作。随着企业的发展，合思可以根据企业新的需求，持续优化和升级解决方案，进一步提升财务管理的数字化水平，让文档归档流程更加完善。
如果您的企业也在为文档归档流程的繁琐和低效而困扰，不妨尝试一下合思的解决方案。合思拥有强大的功能和优质的服务，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项功能，能为企业提供全方位的财务收支管理支持。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，合思有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。而且，合思拥有专业的客户成功团队，能为客户提供全方位的服务保障，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。现在就抓住机会，开启企业文档归档流程的数字化变革之旅吧！
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