在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为行业的佼佼者，在这场转型之路上也有着自己的探索与实践。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却骨感，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。
痛点剖析：费用管理困境待解
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多系统操作体验差合规难
动力源的员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，这无疑增加了操作的复杂性和难度。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入系统，发票的验真、查重也都需要手工进行。如此一来，假票、错票、重票的情况便难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的工作中。在这样的操作模式下，费用数据实时分析难以实现，企业无法及时掌握费用的真实情况。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，各个系统之间无法及时联动。这就导致财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。缺乏费用数据实时分析的支持，企业在决策时如同盲人摸象，难以把握市场的动态和企业的真实运营状况。 -
业务复杂报销模式多样
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。同时，不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式给费用管理带来了极大的挑战，费用数据实时分析更是难上加难。 -
组织架构复杂流程繁复
随着公司的发展，动力源的组织架构迅速扩展到全国，这导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种混乱的流程不仅降低了工作效率，也阻碍了费用数据实时分析的开展。
解决方案：合思赋能财务新生
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系统集成实现数据同步
合思为动力源提供了全面的财务数字化解决方案。在系统集成方面，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，为费用数据实时分析提供了数据基础。 -
无需报销提升员工体验
合思的无需报销方案让业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作不仅简化了报销流程，也为费用数据实时分析提供了准确的数据来源。 -
强大连接打破数据壁垒
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为费用数据实时分析提供了高效的技术支持。
实施过程：步步为营构建新体系
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系统对接集成数据
合思与动力源开展财务数字化合作，将各项系统进行对接集成，包括HR系统、BPM系统等，实现数据同步。这是整个解决方案实施的基础，只有数据实现了同步，才能为后续的费用数据实时分析提供准确的数据支持。 -
搭建无需报销流程
搭建无需报销的流程，规范消费、对账、结算、凭证生成等环节。让员工和财务人员按照新流程操作，从根本上改变了传统的报销模式，提高了工作效率，也为费用数据实时分析提供了更便捷的途径。 -
对接第三方系统
利用开放接口和自定义流程引擎技术，完成与第三方系统的对接，保障业务数据的跨系统同步。这使得企业能够获取更全面的数据，为费用数据实时分析提供了更丰富的数据源。
显著成果：效益提升引领变革
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操作体验全面革新
多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。费用数据实时分析使得企业能够及时掌握费用情况，优化报销流程，提高了员工的满意度和工作效率。 -
员工体验大幅提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。费用数据实时分析让员工能够更好地了解自己的消费情况，合理安排费用支出。 -
财务工作高效合规
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力；从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。费用数据实时分析为财务人员提供了准确的数据支持，使得财务管理更加科学、高效。 -
管理决策精准高效
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。费用数据实时分析为管理者提供了有力的决策依据，帮助企业在市场竞争中占据优势。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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