在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务信息化转型已成为必然趋势。尤其是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票要求以XML格式存档，并经过验签、解析，XBRL文件还需写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合的时代，企业在会计档案管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则要处理海量的档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配、核对确认的过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交也十分繁琐，耗费大量时间。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，难以保证档案的原生性，影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化的实现。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，成为企业财务信息化转型的得力助手。
合思档案：全角色覆盖的解决方案
合思档案针对不同用户角色，提供了个性化的解决方案，全方位满足企业各层面的需求，助力企业财务信息化转型。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀企业的数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，实现决策的数智化。同时，借助数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，助力企业在财务信息化转型中打响数字化转型的决胜之战，降本增效。
对于归档员/财务人员而言，合思档案可显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，推动财务信息化转型在基层的落地。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，提升了审计工作的效率，也为企业的财务信息化转型提供了有力的外部支持。
此外，合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业的财务信息化转型提供了全面的保障。
核心功能：引领财务档案管理新变革
合思档案凭借其强大的核心功能，在财务档案管理领域实现了对传统方式的超越，有力推动了企业的财务信息化转型。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为企业的财务信息化转型提供了灵活的数据采集方式。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析，提升了财务档案管理的智能化水平，促进了财务信息化转型。
在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，为企业的财务信息化转型提供了安全、灵活的档案管理环境。
合思档案的优势还体现在“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案上。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保了企业财务档案管理的合规性，是财务信息化转型的重要保障。
实际案例：见证合思档案卓越成效
众多企业的实际应用案例充分证明了合思档案在助力企业财务信息化转型方面的卓越成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，能够在1分钟内快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本，为企业的财务信息化转型提供了成功范例。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有力推动了该企业的财务信息化转型。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的财务信息化转型带来了显著的效益。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，助力该教育集团实现了财务信息化转型。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，能够为企业提供全面、高效、合规的解决方案，助力企业实现财务信息化转型。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解合思档案。如果您的企业也在寻求财务信息化转型的有效解决方案，不妨免费试用合思档案，让我们携手共同实现会计档案管理的数字化转型。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/15065.html
