合思档案：解锁企业档案管理数字化转型新密码

在数字化浪潮奔涌向前的当下，企业档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同吹响的号角，让企业财务档案管理不得不直面新的战场。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合的时代，企业不同角色都被档案管理问题所困扰。企业高管看着居高不下的纸质档案管理成本，以及难以分析利用的数据，眉头紧锁；财务人员在繁琐枯燥的档案整理工作中耗费大量时间，疲惫不堪；业务人员也在冗长的报销流程中苦不堪言。同时，高显性成本如纸质凭证输出的高额耗材成本、庞大的存储空间需求，高隐形成本如手工装册归档的重复性工作量，还有高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等问题，像一团乌云笼罩着企业。

不过，国家政策的东风为电子会计档案管理带来了曙光。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。合思档案正是在这样的时代背景下应运而生，它顺应时代需求，为企业提供了高效的档案管理解决方案，守护着企业的档案存储安全。

合思档案全景概览

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一座功能强大的智慧档案城堡。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求，无论企业处于何种发展阶段、面临怎样的档案管理难题，合思档案都能精准适配。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这就像是为企业打造了一个一站式的财务数智化服务中心，让企业的财务管理更加高效、便捷。

合思档案实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。业务流转涵盖财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，每一个环节都紧密相连、环环相扣。在档案调阅方面，它打破物理空间限制，支持在线自由调阅，无需打印，既便捷又环保。同时，它还能混序归集免组装，预置规则引擎可以自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，为档案存储安全提供了坚实的保障。

核心功能探秘

• 多源采集：数据汇聚的智慧之门
  合思档案的多源采集功能，就像是一个神通广大的信息收集器。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，为企业节省了大量的时间和精力。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，充分体现了其灵活性和适应性。

对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式。例如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入等。这些功能让企业能够轻松应对各种复杂的数据采集情况，确保档案数据的全面性和准确性，进一步保障了档案存储安全。

• 智能制档：高效精准的档案构建大师
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了 90% 的人工匹配工作量。通过字段映射，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

此外，合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够保障归档数据真实、完整、安全、可用。就像一位严谨的档案卫士，对每一份档案数据都进行严格的审查，确保档案存储安全万无一失。

• 档案管理：精细管控的档案守护精灵
  在档案管理方面，合思档案展现出了强大的精细管控能力。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。这就像是为档案管理设置了一道道严密的防线，确保不同角色的人员只能访问和操作其权限范围内的档案数据，保障了档案存储安全。

档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能让企业的档案管理更加规范、有序，为档案存储安全提供了有力的支撑。

• 档案应用：多维便捷的档案利用魔方
  合思档案的档案应用功能为企业提供了多维便捷的档案利用体验。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

此外，它还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。这些功能让企业能够更加高效地利用档案数据，发挥档案的价值，同时也保障了档案存储安全。

优势对比凸显价值

• 成本节约：精打细算的企业省钱利器
  与传统档案管理方式相比，合思档案在成本方面具有显著优势。它可节约 70% 的纸张成本、75% 的整理成本，帮助企业降低高显性成本和高隐形成本。例如在某集团型企业案例中，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3 的存储空间。这就像是为企业开启了一个省钱的魔法口袋，让企业在档案管理上的投入大幅减少，同时也为档案存储安全提供了更可靠的保障。

• 效率提升：风驰电掣的档案处理加速器
  在效率方面，合思档案更是表现卓越。它实现了 90% 的检索效率提升，通过关键词检索可快速定位相关档案，降低查询难度。如某企业使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，装订匹配耗时从 66 天/年降至 10 天/年，利用耗时从 30 天/年降至 6 天/年。这就像是为企业的档案管理装上了一个高速引擎，让档案处理速度大幅提升，确保企业能够及时获取所需的档案信息，保障档案存储安全。

• 合规保障：坚如磐石的合规守护者
  合思档案实现了 100% 的管理合规性，满足国家政策要求，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。如某企业建设合思档案电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家 6 号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。这就像是为企业的档案管理筑起了一道坚不可摧的合规城墙，确保企业的档案管理合法合规，保障档案存储安全。

• 数据利用：激活数据价值的智慧钥匙
  传统档案管理方式查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，而合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。它可实现业务 + 财务数据穿透联查，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。这就像是为企业打开了一扇通往数据价值宝库的大门，让企业能够充分挖掘档案数据的潜力，为企业的决策提供有力支持，同时也保障了档案存储安全。

实战案例见证实力

• 海量单据企业的档案管理蜕变
  某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化。企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。合思档案为该企业的档案存储安全提供了全方位的保障，让企业的档案管理实现了质的飞跃。

• 集团型企业的档案管理革新
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。合思档案为该集团型企业的档案存储安全保驾护航，让企业的档案管理更加高效、规范。

• 困境企业的档案管理逆袭
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅等，管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。合思档案帮助该企业解决了档案管理难题，保障了档案存储安全，让企业的档案管理焕发出新的活力。

• 教育集团的档案管理升级
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、档案利用不便等问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案为该教育集团的档案存储安全提供了有力保障，让企业的档案管理更加科学、高效。

合思档案凭借其领先的单套制电子会计档案管理平台、丰富的功能模块、显著的优势以及在众多企业的成功应用案例，能够帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供全方位、本地化的服务支持。未来，合思档案将持续迭代创新，为企业提供更优质、更高效的服务，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

如果您也想让企业的档案管理实现数字化转型，保障档案存储安全，不妨拨打 400 – 105 – 6505 咨询，访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，或通过微信公众号和小程序与合思取得联系，还可以免费试用合思档案，开启档案管理数字化转型之旅。