合思档案：数电票时代发票存档与归档的理想之选

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标已然明确，企业财务档案管理也随之迎来新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员在档案管理方面遭遇诸多难题。企业高管为纸质档案管理成本居高不下、存储空间占用大以及档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员被海量档案数据、繁琐的整理工作以及枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员则因出差、招待后报销纸质票据流程的繁琐而苦不堪言。同时，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，造成企业资源的浪费；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，使得内部协作滞后；高合规风险体现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏，使得财税管理低效。尽管国家政策支持电子会计档案管理，全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，需要保证档案原生性以确保财务档案管理合规，实现企业全面数字化。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的发票存档与归档解决方案，成为企业应对数电票时代档案管理挑战的有力武器。

合思档案产品全貌：一站式满足多元需求

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一位全能的档案管理专家，为企业提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它就像一个万能接口，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的发票存档与归档等档案管理需求。

其功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。这些功能模块相互协作，构成了一个完整的档案管理生态系统。

合思档案具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。在业务流转方面，它支持上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料、打印少量纸质会计资料等环节；档案采集包括到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作；档案制档通过系统整理、匹配、组件完成；档案管理涵盖全量电子会计档案和必要且少量的纸质档案管理，可主动利用电档进行智能检索、辅助审计等操作，也可进行辅助备查；档案利用确保完整。通过这些功能，合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%，为企业的发票存档与归档工作带来了极大的便利和效益提升。

核心技术功能：创新驱动高效管理

• 大数据驱动的发票管理
  合思档案的大数据解决方案宛如一个智能的档案管理大脑，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，极大地提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。该方案支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等强大的数据提取能力。同时，它还可进行元数据级检索、海量数据秒级查询，拥有海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，为发票存档与归档提供了坚实的技术保障。

• 灵活扩展的档案管理模式
  档案扩展解决方案赋予了企业更大的档案管理自主权。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节，让企业在发票存档与归档以及其他档案管理方面更加灵活高效。

• 确保证据链完整的创新方案
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，为企业提供了强大的档案匹配组装能力。它可以提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。该方案创造性地提供了财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。例如，检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等，确保发票存档与归档过程中的数据准确性和合规性。

• 多维度共享调阅体验
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员有不同的查询方式和权限，使得企业在发票存档与归档后的查阅利用更加便捷高效。

优势凸显：对比传统脱颖而出

与传统档案管理方式相比，合思档案在成本、效率、合规性等方面具有显著优势。传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险，而合思档案能显著降本增效。例如，某企业使用合思档案后，纸张打印成本减少100万张纸/年，存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间，整理匹配效率提升80%，大大降低了发票存档与归档以及整体档案管理的成本。

传统档案管理手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、电子会计凭证文件无有效管理手段等问题，合思档案实现了100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，且符合国家政策要求，具备灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的需求，及时应对变化，提高了发票存档与归档的效率和准确性。

在实物档案管理方面，传统方式存在困难，而合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度，让发票相关的实物档案管理更加有序。

在数据利用方面，传统档案管理较差，档案数据难以分析利用，而合思档案能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化，为企业在发票存档与归档后的数据分析和决策提供了有力支持。

实战案例：多行业验证价值

• 超大规模单据企业的高效变革
  某年单据量达2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量14W+、单据总量50W+，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次，在发票存档与归档等档案管理方面取得了巨大的进步。

• 重型装备制造集团的标准化之路
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应政策，会计档案电子占比高，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效解决了发票存档与归档等档案管理的难题。

• 低效档案管理企业的全面升级
  一家存在低效档案管理现状和诸多痛点的企业，通过合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，应收尽收；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，可控且降低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，在发票存档与归档工作中实现了质的飞跃。

• 民办教育集团的智能转型
  中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。使用合思档案后，通过数据集成方案应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提升了发票存档与归档以及整体档案管理的水平。

合思档案凭借其领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，以及在大数据、档案扩展、证据链完整性、共享调阅等方面的核心技术功能，为企业解决了档案管理难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。在众多不同行业企业的应用案例中，合思档案都取得了显著成效，证明了其在实际应用中的价值和可靠性，能够助力企业实现业财融合，提升财务管理水平。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入推进，合思档案将持续迭代优化，不断提升自身能力，满足企业日益增长的档案管理需求，为企业的数字化建设提供更有力的支持。合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念，与企业携手共进，共同推动企业财务数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，助力企业在数字化时代取得更大的发展。如果您想体验合思档案为发票存档与归档及档案管理带来的高效变革，不妨免费试用一下。