流程化发票管理助力企业财务档案数字化转型

在数字化浪潮汹涌的当下，数电票正以前所未有的速度在行业中扩张。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革犹如一场风暴，让企业财务档案管理直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据难以分析利用；财务人员深陷档案数据量大的泥沼，整理耗费大量时间，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥又繁复；业务人员则被报销纸质票据流程的繁琐所困扰，耗费大量时间。同时，企业还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来，但电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。

合思档案解决方案全景剖析

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，宛如一把万能钥匙，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，能大幅提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通来补充审计资料。

合思档案功能概览：多维度赋能

• 多源采集：灵活集成数据
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：高效整合数据
  智能制档时，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：灵活权限配置
  档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

• 档案应用：精准查询追溯
  档案应用支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点：创新驱动发展

• 大数据解决方案：高效处理海量数据
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，大大提高档案管理效率，释放档案数据价值。

• 档案扩展解决方案：自定义灵活管理
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案企业价值：多方位全面提升

合思档案能为企业带来显著的降本增效。它让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。还能实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

合思档案典型使用场景：贴合实际需求

• 报销业务场景：流程自动化管理
  在报销业务场景中，通过合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等流程的自动化管理，以及发票、报销单、回单、凭证等归档数据的关联匹配。这不仅提高了报销效率，还确保了数据的准确性和完整性。

• 档案调阅场景：多维度精准查询
  档案调阅场景中，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

• 外部审计场景：在线化便捷审计
  外部审计场景中，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率。

• 实物档案管理场景：线上线下关联
  实物档案管理场景中，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案成功案例：实践验证实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。通过合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本显著降低。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理为主等。通过合思档案单套制管理方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。采用合思档案单套制管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：脱颖而出

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。此外，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，带来显著的价值。合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，陪伴企业在数字化浪潮中不断前进。企业选择合思档案，可解决财务档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您想体验流程化发票管理带来的便捷，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还能免费试用，加入合思档案的用户行列。