在企业发展的历史长河中，北京动力源科技股份有限公司宛如一颗璀璨的明星。它成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，动力源的光芒早已绽放。其业务聚焦在数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
这家拥有约2400名员工的企业，旗下有8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部组织架构丰富，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的体系，在业务发展中不可避免地面临着财务数字化的难题。而这，也为合思提供的解决方案埋下了伏笔。
转型前困境：数字化迷雾中的徘徊
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系统整合困境重重
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合之路。当时，公司自建了多个系统，本以为能借此实现高效的工作流审批管理，但实际情况却不尽如人意。整体流程复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的数字化效果差距较大。到了2021年，多系统操作体验极差，员工在申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入，发票验真、查重也只能依靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免，严重影响了财务工作的准确性和合规性。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
数据割裂信息滞后
系统的割裂导致了数据的分散和信息的滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。在工作流审批管理方面，由于信息不及时，审批流程变得拖沓，影响了整个企业的运营效率。 -
报销模式复杂繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式不同，进一步增加了管理难度。在这样复杂的报销模式下，工作流审批管理变得更加困难，员工和财务人员都承受着巨大的压力。 -
组织架构流程繁复
公司组织架构扩展到全国，导致管理程度不一致。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种繁复的组织架构和流程，严重影响了工作流审批管理的效率，也增加了企业的运营成本。
合思解决方案：驱散迷雾的曙光
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系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面展现出了强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，使得员工信息能够实时更新，为工作流审批管理提供了准确的人员数据支持。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，让工作流审批管理更加顺畅。 -
产品应用：重塑商旅出行流程
合思的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。在这个过程中，工作流审批管理实现了自动化和智能化，大大提高了审批效率和准确性。 -
强大连接能力：加速数据流转
合思的系统连接能力非常强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得工作流审批管理能够在不同系统之间顺畅进行，提高了企业的整体运营效率。
方案实施：步步为营稳落地
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全面梳理摸清痛点
合思首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理。通过深入了解动力源的业务模式和管理需求，摸清了其在工作流审批管理等方面存在的痛点和问题。这为后续的系统集成和流程优化提供了坚实的基础。 -
系统对接确保稳定
按照既定方案，合思逐步完成了HR系统、BPM系统等与合思费控的对接工作。在对接过程中，严格把控数据的准确性和同步性，确保系统的稳定运行。通过精心调试和测试，保证了工作流审批管理在新系统中的顺畅进行。 -
员工培训提升体验
在产品应用方面，合思对动力源员工进行了全面的培训。让员工熟悉无需报销的流程和系统操作方法，提高了员工的使用体验和接受度。员工能够更加熟练地参与工作流审批管理，减少了操作失误和审批延误。 -
持续优化满足需求
在实施过程中，合思不断进行测试和优化。及时发现并解决出现的问题，确保解决方案能够满足动力源的实际业务需求。通过持续的优化，工作流审批管理不断完善，为企业的发展提供了有力支持。
实施成果：显著效益显实力
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效率提升成本节约
合思解决方案实施后，动力源的效率提升了300%，报销周期从普遍的4周缩短至1周以内。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这意味着工作流审批管理的效率得到了极大提高，企业能够以更低的成本完成更多的工作。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，使用体验得到了大幅提升。员工能够更加轻松地参与工作流审批管理，提高了工作积极性和满意度。 -
财务工作轻松高效
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作。工作流审批管理的合规性和准确性得到了有效保障，提高了财务管理水平。 -
管理决策更加精准
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。工作流审批管理为企业的管理决策提供了有力支持，促进了企业的健康发展。
客户反馈：高度认可展前景
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也展示了双方合作的美好前景。
北京合思信息技术有限公司是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。已有众多像动力源这样的专精特新企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想提升工作流审批管理效率，实现财务数字化转型，不妨免费试用合思的解决方案，开启降本增效的新篇章！
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