发票自动化：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的商业世界，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理已然站在了变革的十字路口。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都表明企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都在财务档案管理中遭遇重重困境。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量庞大的泥沼，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，需留存并上交纸质票据，繁琐的流程浪费了大量时间。

同时，企业还承受着高昂的成本压力和合规风险。显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、对档案室和档案柜等存储空间需求大；隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的难题，数据存储也依赖线下载体。

面对这些痛点，企业迫切需要一种高效、智能的解决方案，而合思档案应运而生。

合思档案：企业财务档案管理的救星

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一颗璀璨的明星，照亮了企业财务档案管理的前行道路。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，实现了发票自动化，让发票/回单/凭证/单据/自定义档案能够自动匹配、应收尽收。这一特性如同神奇的魔法，为企业解决了内外交困的档案管理问题。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，还能保证100%的管理合规性。

其应收尽收的功能，通过“四性检测”+“业务检测”，满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现了归档即合规。合思档案打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。同时，预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，让用户可以自由穿透档案链。

值得一提的是，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，并且在国家四部委官方试点中100%成功验收，其专业性和可靠性毋庸置疑。

功能概览：合思档案的强大武器库

合思档案拥有丰富多样的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

在电子会计档案全生命周期管理方面，合思档案更是展现出了卓越的能力。智能采集环节，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等，实现了发票自动化采集。预归档服务提供自动归档、业务检测等归档方案。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务包括身份调查、全文检索等。统计分析可进行进销项统计、资金统计等。应用层提供辅助审计、证据方案库等功能。

多源采集方面，合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，实现了发票自动化采集的多样化。

智能制档功能则通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

核心亮点：合思档案的独特魅力

合思档案的大数据解决方案宛如一位强大的超级英雄，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，让发票自动化管理更加高效。

档案扩展解决方案赋予了企业更多的自主性，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保发票自动化管理下的数据准确无误。

共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，让发票自动化管理下的档案调阅更加便捷。

价值体现：合思档案为不同角色带来的福音

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，在当前经济环境下，为企业打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，让发票自动化管理成为企业发展的有力支撑。

对于归档员/财务来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。他们可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，在发票自动化管理的环境下，工作更加轻松高效。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作的效率和准确性，保障了发票自动化管理下的审计合规。

合思档案能让企业实现显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，全面推动发票自动化管理在企业的落地。

典型场景：合思档案大显身手

在多系统数据互联场景中，企业会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案通过数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，实现发票自动化采集和管理。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。

在共享中心统建场景下，集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化，实现发票自动化管理在集团型企业的高效应用。

在企业会计档案纸电混合难管理场景中，企业存在不打印和打印的不同类型单据，纸电混合管理混乱，耗费财务大量时间于低价值的整理、匹配工作，一旦送货单与验收单不匹配，业务调取原始凭证等场景，财务前往档案室人工查找，无法精准、快速定位。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，实现发票自动化采集。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。

在企业业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐等场景。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础，推动发票自动化管理在复杂业务场景中的应用。

成功案例：合思档案的实力见证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的管理成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低等，数据指标显示凭证总量14W+，单据总量50W+，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，充分展示了发票自动化管理的强大威力。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等痛点。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为集团型企业的发票自动化管理提供了成功范例。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主等。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。成本效益对比显示装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年减少到22,835元/年，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力证明了发票自动化管理的降本增效作用。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，推动了教育行业的发票自动化管理进程。

市场定位与差异化优势：合思档案的独特地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，其中发票自动化管理是其核心优势之一。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，其在发票自动化管理领域的专业性和可靠性得到了充分验证。

未来展望与行动号召

合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，未来将持续为企业提供更优质的服务和解决方案，进一步推动发票自动化管理的发展。

合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序。如果您的企业也渴望提升财务档案管理效率，实现发票自动化管理，欢迎咨询合作，现在就可以免费试用合思档案带来的高效档案管理解决方案。