在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，一家成立于1995年的行业先驱，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，实际效果与预期存在较大差距。到了2021年，动力源在与合思展开财务数字化合作时，更是面临着多系统操作体验差、手工录入合规难，系统割裂、数据分散、信息滞后等诸多痛点。在这样的背景下，灵活预算管理的需求显得尤为迫切。
动力源：复杂业务下的转型困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司的组织架构十分复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
如此庞大而复杂的组织架构，使得动力源在财务数字化转型过程中困难重重。首先是多系统操作体验差的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，操作繁琐。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
另外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下，灵活预算管理能够帮助动力源更好地应对这些挑战，实现有效的成本控制和资源分配。
合思方案：破解动力源财务难题
面对动力源的诸多难题，合思凭借其专业的解决方案，为动力源带来了新的转机。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。灵活预算管理在这个过程中得以更好地实施，能够根据实时数据进行预算的调整和优化。
合思还推出了无需报销的模式。业务人员因公消费时可以免垫资、免开票，这大大提升了员工的幸福感。而且消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这种模式不仅提高了报销效率，还使得财务工作更加规范和高效，为灵活预算管理提供了有力的支持。
此外，合思的系统连接能力很强。它采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批信息会自动同步到各部门负责人那里，业务数据能够跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得灵活预算管理能够更加灵活地根据业务数据进行调整，实现资源的最优配置。
实施步骤：步步为营推进方案落地
合思在为动力源实施解决方案时，采取了有条不紊的步骤。首先是系统集成方面，合思通过专业的技术手段，将动力源现有的多个系统与合思费控进行对接，实现了数据的互通和共享。具体来说，先对HR系统和BPM系统的数据进行同步，确保基础数据和业务数据的一致性。这为后续的灵活预算管理提供了准确的数据基础，使得预算能够更加贴合实际业务情况。
在无需报销模式的实施中，合思对业务人员的因公消费流程进行了全面改造。从申请、消费到结算、入账等各个环节，都进行了优化和自动化处理。例如，在申请环节，系统会根据预算和差标进行智能提醒，确保申请的合理性；在消费环节，消费信息会实时同步到系统中，便于进行预算控制；在结算和入账环节，系统自动完成各项操作，提高了效率和准确性。这样一来，不仅确保了消费合规，还让整个流程更加高效，为灵活预算管理的实施创造了良好的条件。
同时，合思利用Open API和自定义流程引擎技术，与第三方系统进行了标准化对接。开发了相应的接口和流程，实现了业务数据的跨系统同步和应用。这使得各个系统之间的数据能够无缝流通，为灵活预算管理提供了更全面、更及时的数据支持，能够更好地应对业务变化，进行预算的动态调整。
显著成果：数据见证转型效益
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。通过多系统集成，实现了数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期由原来的4周大幅缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度，也使得企业的资金流转更加顺畅。灵活预算管理在这个过程中发挥了重要作用，能够根据报销情况及时调整预算，避免了资金的浪费和闲置。
会计工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。灵活预算管理让财务人员能够更加精准地进行预算编制和控制，提高了财务管理的水平。
最重要的是，合思的解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让企业的财务管理更加科学、规范。灵活预算管理贯穿于整个管控过程，使得企业能够更好地应对市场变化，实现可持续发展。
动力源反馈：合思助力开启新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。众多像动力源这样的专精特新企业在合思的助力下实现了财务数字化转型，取得了显著的降本增效成果。
如果您的企业也面临财务数字化的挑战，不妨选择合思，开启高效、合规的财务数字化之旅。现在就可以免费试用合思的解决方案，体验灵活预算管理带来的变革，让您的企业在数字化浪潮中抢占先机。
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