在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。
然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍待解决。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，传统报销模式下，会计凭证面临着“接收难、入账难、归档难”的困境，同时还伴随着单位运行成本高和资源消耗大的问题。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了行业痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，致力于解决电子凭证数字化转型难题，推动报销流程智能化。
合思档案：开启数字化转型新征程
合思档案的整体目标是实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思档案提供了一系列强大的功能，如自动化归档、数据同源、业务证据链完整等。这些功能打破了数据孤岛，有效提升了财务工作效率和合规性。通过自动化归档，财务人员可以告别繁琐的重复性工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。数据同源则确保了档案数据的准确性和一致性，便于监控和分析。业务证据链完整则为企业的财务管理提供了有力的支持，保障了财务工作的合规性。
核心功能：铸就报销流程智能化基石
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全生命周期管理：便捷调阅与混序归集
合思档案具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集环节，它采用了外部生态的OCR识别、RPA技术，以及内部系统的EAI插件、API接口等多种方式，确保能够准确、高效地采集各类电子凭证。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，为档案的后续管理提供了有力的支持。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案的安全和有效利用。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供了数据支持。 -
全流程合规自动化数字化
合思档案全流程具备合规化、自动化、数字化特点。在档案采集方面，它采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保了采集的准确性和高效性。档案制档能够智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的质量和合规性。档案管理有精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，确保了档案的安全和规范。档案利用可多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，提高了档案的利用效率。 -
产品价值：降本增效与数据透明
合思档案的产品价值显著。自动化归档让财务人员告别了重复性工作，提高了工作效率。档案利用便捷高效，财务人员可以快速准确地获取所需的档案信息。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的财务管理提供了有力的支持。同时，合思档案还能够帮助企业降低成本，如耗材成本（节约纸张数量单张打印成本0.5元/张(含纸张、打印机、打印耗材等) ）、存储成本（档案柜成本：页数/档案盒容量=400张/盒档案盒单价0.45元/盒；档案室成本：档案柜占地面积面积单位租金(固定资产折旧) ）、人力成本（档案整理耗时工作日档案整理人员日薪*档案整理人员数量）。以某企业为例，通过使用合思档案，预计每年可节约综合成本20万元。
应用案例：见证报销流程智能化成效
- 好想你健康食品股份有限公司：告别归档难题
好想你健康食品股份有限公司在财务归档方面面临着诸多难题，如确认单据、发票等一致性耗时久，档案易遗失；纸质档案受时空限制，无法实时调阅；大量纸质档案管理对空间和人力要求大；纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存和数据安全。
合思档案为其提供了有效的解决方案。打破壁垒，实现数据同源，一键联查功能让财务人员能够快速准确地获取所需信息。自动组装功能让审计变得更加便捷，以档案数据为标准提升了审计效率。实物高效管理借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查询电子档案即可定位实物位置。通过使用合思档案，好想你健康食品股份有限公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
- COMMUNE幻师：实现降本增效
COMMUNE幻师面临着成本高、效率低、合规难等问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件无法有效管理。
合思档案的解决方案让COMMUNE幻师实现了无纸化管理，上线电子会计档案管理系统实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了人力成本50%，提高了效率。资产化深度分析档案数据满足了内审需求。通过使用合思档案，COMMUNE幻师纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，每年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
- 金牌橱柜家居科技股份有限公司：提升档案管理效能
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理方面存在整理环节数据难利用、保管环节需移交、存储环节占用空间大、管理利用以纸质档案为主等问题。
合思档案为其提供了统一存储、业务证据链完整、数据共享、银行回单无纸化等解决方案。统一存储整合了四证统一管理，业务证据链完整搭建了会计资料关系实现了业财一体双向穿透，数据共享实现了一站式查阅，银行回单无纸化自动采集、切割、组装海量银行回单。通过使用合思档案，金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。
- 海亮教育科技服务集团：解决数据管理难题
海亮教育科技服务集团面临着数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。企业业务、财务系统多且独立，数据不互通，电子发票处理耗时费力；实物档案存储占空间大，需专人管理且易损坏；纸质档案录入操作重复耗时、装订要求高；无法最大化发挥档案价值，实物与业务分散，无法智能搜索，档案借阅效率低。
合思档案通过OCR技术自动识别和整理电子档案信息，将实物档案数字化；明确会计类档案管理范围；自动归档，按预设规则分类处理数据；提供自助OA和集成金蝶EAS财务管理功能；对原纸质档案数字化处理。通过使用合思档案，海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
在当前电子凭证数字化转型的关键时期，企业应抓住机遇，选择合思档案实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您也想体验报销流程智能化带来的便捷和高效，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，也可扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，开启财务数智化新征程！
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