在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上迈出了坚实的步伐。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借卓越的产品质量和技术实力，成为中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展和市场环境的变化，动力源在财务数字化管理方面面临着诸多挑战，差旅风险管理便是其中的重要一环。
转型前困境：差旅风险管理迷雾重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但理想很丰满，现实却很骨感。这些系统在实际运行中暴露出了一系列问题，使得差旅风险管理陷入了困境。
多系统操作体验犹如在迷宫中穿行。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作流程让大家苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入，不仅效率低下，而且在发票验真等手工操作过程中，假票、错票、重票的情况时有发生，给差旅风险管理带来了巨大的隐患。
系统之间的割裂如同一道道无形的壁垒，数据分散在各个系统中，信息滞后严重。同一个报销信息在多个系统中分别管理，无法实现及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表的统计也只能依赖手工完成，不仅耗费大量人力物力，而且数据的准确性和及时性也无法得到保证，使得差旅风险管理缺乏有效的数据支持。
动力源业务覆盖面广，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了差旅风险管理的难度。
合思解决方案：差旅风险管理精准导航
面对动力源在差旅风险管理方面的重重困境，合思凭借其专业的产品和服务，为动力源量身定制了一套全面的解决方案。
合思采用了费控 + 商城 + BI + 开放平台的产品组合。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保人员信息的一致性和准确性。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为差旅风险管理提供了有力的数据支撑。
无需报销模式的引入，为差旅风险管理带来了革命性的变革。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规。财务人员则可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作不仅大大提高了工作效率，而且有效降低了人为错误，提升了差旅风险管理的水平。
合思系统强大的连接能力也是其解决方案的一大亮点。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思系统支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人手中，业务数据可以跨系统同步应用，实现了差旅风险管理的信息共享和协同工作。
实施过程：差旅风险管理稳步推进
合思与动力源展开了深入的财务数字化合作，逐步推进系统集成、功能上线等工作。在合作过程中，双方组建了专业的项目团队，制定了详细的项目计划和时间表。
项目团队首先对动力源现有的业务流程和系统进行了全面的调研和分析，明确了需求和问题所在。然后，根据调研结果进行系统的定制开发和配置，确保合思系统能够与动力源的业务需求完美匹配。
在系统集成阶段，项目团队克服了技术难题，实现了合思费控与动力源HR系统、BPM系统等的无缝对接。同时，对员工进行了全面的培训，确保大家能够熟练使用新系统。
在功能上线过程中，项目团队采取了分阶段、分模块的方式，逐步推进各项功能的上线和优化。每一个阶段都进行了严格的测试和验证，确保系统的稳定性和可靠性。通过双方的共同努力，动力源的差旅风险管理系统逐步完善，为企业的财务数字化转型奠定了坚实的基础。
实施成果：差旅风险管理成效显著
经过一段时间的实施和优化，合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成果，差旅风险管理得到了有效提升。
多系统集成实现了数据的互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的4周大幅缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度，也为企业的资金流转提供了有力支持。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。通过自动化的报销流程和数据处理，财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，可以将更多的精力投入到数据分析和财务管理等更有价值的工作中，进一步提升了企业的财务管理水平。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅消费更加便捷和透明。同时，财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一，从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量精力，可以专注于差旅风险管理的核心工作。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
如果你也希望像动力源一样解决财务数字化转型难题，实现差旅风险管理的有效提升，降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。合思将凭借其专业的产品和服务，为你的企业提供全方位的支持。现在，你可以免费试用合思的产品，亲身感受其带来的便捷和价值，开启差旅风险管理的新篇章。
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