在企业发展的浪潮中，北京动力源科技股份有限公司宛如一颗璀璨的明珠。它成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，在2022年3月更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司的组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
随着企业的不断发展，动力源在行政差旅管理以及财务数字化方面遇到了诸多难题。这些问题如同隐藏在暗处的礁石，阻碍着企业的高效前行。而合思，凭借其专业的解决方案，为动力源拨开了迷雾，找到了前行的方向。
行政差旅管理痛点剖析：传统模式下的困境
在财务数字化转型的道路上，动力源面临着重重挑战。
大量自研系统难整合，传统手工报销模式弊端丛生。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间来回切换，这就像在不同的迷宫中穿梭，耗费了大量的时间和精力。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工完成，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的工作。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这就好比是一群各自为政的士兵，无法形成有效的战斗力。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，就像在茫茫大海中航行却没有指南针。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了报销的难度。
组织架构复杂、各主体流程繁复同样不容忽视。公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难以保证。
合思解决方案：为行政差旅管理注入新活力
面对动力源在行政差旅管理和财务数字化方面的诸多痛点，合思提供了全面而有效的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这就像搭建了一座桥梁，让不同系统之间的数据能够自由流通，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作。
无需报销方面，合思为业务人员带来了极大的便利。因公消费免垫资、免开票，员工的幸福感得到了提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务工作的效率。
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
解决方案实施：行政差旅管理变革的步步推进
合思解决方案的实施是一个系统而有序的过程。
首先，合思对动力源现有的系统架构和业务流程进行了全面梳理。这就像一位经验丰富的医生，对患者进行全面的检查，明确数据同步和业务对接的需求。
接着，通过技术手段将HR系统、BPM系统等与合思费控进行集成。这就像将不同的拼图块拼接在一起，实现了数据的实时同步和共享。
同时，为动力源定制无需报销的解决方案，优化因公消费流程，设置消费管控规则和自动对账结算机制。这就像为企业打造了一套专属的行政差旅管理体系，让企业的财务管理更加高效。
在系统上线前，合思对动力源的员工进行了培训，确保他们能够熟练使用新系统。这就像为士兵们提供了精良的武器和训练，让他们能够在战场上发挥出最大的战斗力。
解决方案成果：行政差旅管理的显著提升
合思解决方案的实施为动力源带来了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这就像一场速度的革命，让企业的行政差旅管理更加高效。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价与行动号召：携手合思开启行政差旅管理新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
北京合思信息技术有限公司是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临行政差旅管理以及财务数字化转型的难题，不妨选择合思，现在即可免费试用，让有限更有效。
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