自2022年底疫情退潮，企业的商务活动逐渐复苏。2023年1 – 7月期间，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务迎来了“井喷式”增长。差旅市场的火热，让企业看到了业务拓展的新希望。
然而，在订单量飙升的背后，机票、交通工具租赁、酒店住宿等价格也水涨船高。如今，企业普遍面临着在业务拓展和成本控制之间的艰难抉择，降本增效的压力可谓前所未有。在这样的背景下，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成为了企业解决差旅及费控问题的得力助手。接下来，我们将通过一个实际案例，深入了解合思如何帮助企业应对这些挑战。
差旅及费控困境：上市公司的烦恼
某上市公司在差旅及费控方面面临着诸多困境。差旅环境分析显示，这些问题严重影响了企业的运营效率和员工的工作体验。
首先是员工报销流程的问题。该企业的报销流程漫长且繁琐，员工体验感极差。多系统操作让员工在不同平台之间来回切换，耗费大量时间和精力。而且系统不支持移动端，员工只能在固定的办公设备上进行操作，极不方便。此外，个人垫资的方式给员工带来了较大的经济压力，再加上需要填写纸质借款申请，整个流程既麻烦又低效。据了解，该企业的报销时效长达2个月，员工辛苦出差回来，还要长时间等待报销款项，积极性受到了极大的打击。
对于财务部门来说，低价值工作占据了他们大量的时间。手工做账不仅容易出错，而且效率低下。手动验真查重需要财务人员逐张核对发票的真实性和重复性，工作量巨大。超标核对也十分麻烦，由于缺乏有效的系统支持，财务人员需要花费大量时间去审查每一笔费用是否符合公司标准。这些繁琐的工作让财务人员疲惫不堪，也影响了他们对核心财务工作的投入。
从管理层的角度来看，老板无法实时掌握业务数据。由于缺乏有效的数据统计和分析工具，只能依靠人工进行统计分析。这不仅导致数据的及时性和准确性大打折扣，而且费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。老板在制定差旅政策和预算时，往往只能凭经验做出判断，难以做到精准决策。
合思解决方案：打造高效差旅及费控体系
针对该上市公司在差旅及费控方面的困境，合思提供了一套全面的解决方案。差旅环境分析表明，这套方案能够有效解决企业面临的问题，提升企业的运营效率。
对于员工来说，合思提供了便捷的移动端申请功能。员工可以随时随地通过手机提交差旅申请，无需再受办公设备的限制。而且，合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，即使是下沉市场，也能轻松买到车票、酒店等。这意味着员工长期出差时，再也不用担心借款和报销的问题。他们可以专注于工作，而不用为资金问题操心。比如，员工小李经常需要到偏远地区出差，以前他总是为订不到合适的酒店和车票而烦恼，而且垫资压力也很大。使用合思的解决方案后，他可以在合思商城轻松预订到当地的酒店和车票，而且无需垫资，出差变得更加轻松愉快。
财务部门也从合思的解决方案中受益匪浅。合思实现了财务月底1次对账，入账自动化操作。1月1次对账时，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等全部由系统完成，大大节省了财务人员的时间。以前，财务人员需要花费大量时间进行手工对账和入账，现在只需在系统中进行简单的操作，就可以完成整个流程。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。例如，财务人员小张以前每个月都要花费大量时间进行对账和入账工作，经常加班到很晚。使用合思的系统后，他的工作效率大大提高，现在每个月可以节省出很多时间用于其他重要的财务工作。
合思还提供了管理洞察和数据监测功能。多种差旅数据分析看板，有助于企业洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。通过对差旅数据的分析，企业可以了解员工的差旅习惯和费用支出情况，及时发现问题并进行调整。比如，企业发现某个部门的差旅费用过高，通过分析数据发现是该部门员工经常选择高档酒店和交通工具。企业可以根据分析结果，调整该部门的差旅标准，引导员工选择更加经济实惠的出行方式。
方案成果显著：提升企业运营效率与员工满意度
合思的解决方案为该上市公司带来了显著的成果。差旅环境分析显示，企业在多个方面都取得了明显的改善。
员工报销效率得到了大幅提升。通过合思的解决方案，员工报销效率提升了300%。以前需要2个月才能完成的报销流程，现在只需短短几天就能完成。员工可以更快地拿到报销款项，资金压力得到了有效缓解。同时，财务人力成本降低了50%。财务人员从繁琐的低价值工作中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到核心财务工作中。
员工满意度也得到了极大的提升。员工表示，现在出差动力满满。节省下来的钱可以自己定外卖、下午茶，平时出行打车也可以使用，享受到了实打实的优惠。例如，员工小王以前出差总是因为报销流程繁琐而感到烦恼，现在使用合思的系统后，他不仅报销变得更加快捷，还能享受到一些优惠，出差的积极性明显提高。
财务投诉率也大幅降低。财务部不再接到员工关于报销流程繁琐和到账不及时的投诉，口碑大大提升。而且，合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率也有了一定提升。财务人员可以更加轻松地完成对账工作，工作压力得到了有效缓解。
合思优势总结与未来展望
合思的解决方案具有诸多优势。差旅环境分析表明，合思通过构建适合企业自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统等，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，帮助企业提高组织内各职能的活力和免疫力，降本增效并持续创造商业价值。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，合思会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。未来，合思将不断创新和完善产品和服务，为企业提供更加优质、高效的解决方案。
如果您的企业也面临着差旅及费控方面的问题，不妨免费试用合思的产品和服务。您可以通过关注合思，拨打400 – 999 – 8293或访问www.hosecloud.com，开启企业差旅及费控管理的新篇章。
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