在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上有着自己的探索与实践。该公司成立于 1995 年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，还是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的进程中，动力源也遇到了诸多难题，尤其是在短期差旅管理方面，而合思提供的解决方案为其带来了新的转机。
业务困局：短期差旅管理的重重迷雾
动力源自 2011 年便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于 OA 系统开发了报销系统。但在短期差旅管理上，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的高效管理差距较大。
多系统操作体验差、手工录入合规难的问题在短期差旅管理中尤为突出。员工在提交短期差旅申请单时，需要在各系统间频繁切换，操作极为繁琐。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对等基础性工作占据了大量时间，使得短期差旅管理的效率低下。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是短期差旅管理的一大痛点。同一个短期差旅报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握短期差旅相关的数据信息，也就无法对业务运营及时纠偏。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，短期差旅业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型多，稽核繁琐，不同类型费用支付方式不同，这进一步增加了短期差旅管理的难度。
合思妙方：短期差旅管理的破局之道
针对动力源在短期差旅管理方面的痛点，合思提供了一系列行之有效的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，短期差旅管理涉及的各类数据能够在不同系统间顺畅流通，为高效管理奠定了基础。
无需报销的模式为短期差旅管理带来了全新的体验。业务人员因公短期差旅消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了短期差旅报销流程。
合思系统连接能力强，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了短期差旅业务处理和数据统计效率。
稳步推进：短期差旅管理方案落地实施
合思团队与动力源紧密合作，有条不紊地推进短期差旅管理解决方案的实施。
首先，合思团队对动力源现有系统进行了全面调研和分析，确定了系统集成的具体需求和步骤。这一步骤为后续的系统对接工作提供了明确的方向，确保短期差旅管理系统的集成能够满足动力源的实际需求。
接着，逐步完成 HR 系统、BPM 系统等与合思费控的对接工作。在对接过程中，合思团队严格把控数据的准确同步和系统的稳定运行，确保短期差旅管理相关数据能够在各系统间准确传输和共享。
最后，对动力源的员工进行培训，使其熟悉无需报销的流程和操作方法。通过培训，员工能够更加熟练地使用新的短期差旅管理系统，提高了使用体验和效率。
显著成效：短期差旅管理焕发出新活力
经过一段时间的实施，合思为动力源提供的短期差旅管理解决方案取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，使得短期差旅管理的操作体验全面革新。员工报销周期缩短了 3 周，效率提升了 300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了短期差旅报销流程，提升了使用体验。因公短期差旅消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪等流程上，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业短期差旅相关的经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行能够进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度认可：短期差旅管理合作的良好反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的短期差旅管理需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思短期差旅管理解决方案的高度认可。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在短期差旅管理方面遇到了困境，不妨像北京动力源科技股份有限公司一样，选择合思的财务数字化解决方案，开启降本增效、合规经营和低碳运营的新征程。现在就可以免费试用合思的解决方案，体验短期差旅管理数字化转型带来的便利与高效。
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