合思档案：破解费用报销难题，开启财务档案管理新篇章

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理领域面临着诸多痛点与挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅占据大量空间，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的费用报销环节，也面临着纸质票据流程繁琐、耗费时间的问题。

企业在财务档案管理方面存在着高显性成本和高隐形成本。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本则包括手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就需要企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存问题，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的进程。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一剂破解财务档案管理难题的良方。

合思档案：财务数智化的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司成立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于解决企业在档案管理方面内外交困的问题。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。这些服务涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。

合思档案能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。它拥有多个功能模块，包括发票、单据、凭证、账簿、报表等，同时还提供大数据、档案扩展等多种解决方案。此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

使命愿景：助力企业财务数字化腾飞

合思档案的使命不仅仅是打造一款电子档案管理产品，更是将管理与服务深度融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。通过合思档案，企业能够实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，深度挖掘会计档案的价值。

其愿景是让每一个企业都能充分享受数字化转型带来的降本增效成果，实现企业全面数字化的“最后一公里”。合思档案通过电子会计档案管理，补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，提升企业的管理能效。

模块功能：多维度助力财务档案管理

• 多源采集：数据汇聚的智慧枢纽
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该功能支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。它能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员的查询更加便捷，分析更加直接。

• 档案管理：精细管控的坚实堡垒
  合思档案的档案管理功能包括权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。

• 档案应用：便捷查询的信息宝库
  档案应用功能支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。它实现了一站式预览，穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证维度的双向联查。此外，还提供外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控。

功能亮点：创新引领财务档案管理新风尚

• 大数据解决方案：海量数据处理的利器
  合思档案的大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，采用元数据级检索，具备海量数据安全存储机制和多种数据下载方式。

• 数电票解决方案：数电时代的合规保障
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据质量的守护者
  该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 实物备查解决方案：纸电混合时代的创新管理
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

优势凸显：超越传统的卓越之选

• 显著降本增效
  合思档案能够为企业节约纸张成本达70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，更有效地“收紧钱袋子”。

• 合规性强
  合思档案符合国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，满足国家对于电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，为企业提供合规的电子会计档案管理解决方案。

• 广泛连接能力
  它可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

• 灵活承接与持续迭代能力
  合思档案具备接收管理数电票的能力，并且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对政策变化和企业不同阶段的档案管理需求。

目标用户与应用场景：多方受益的智慧之选

• CEO/高管
  对于企业的CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务
  归档员和财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计
  外部审计人员借助合思档案，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

合思档案的应用场景涵盖了企业日常的财务档案管理、审计、业务查询等多个方面，包括企业的会计档案采集、整理、存储、借阅、鉴定、销毁等全生命周期管理，以及外部审计人员对企业财务档案的审查，业务人员对相关档案数据的查询等。

成功案例见证实力，诚邀体验免费试用

海亮教育作为世界500强企业，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，拥有多地连锁门店和70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后，全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，合思档案的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

合思档案以其先进的技术、全面的功能、显著的优势，帮助众多企业解决了财务档案管理难题，实现了降本增效、合规经营和数字化转型。如果您的企业也面临着财务档案管理的挑战，不妨选择合思档案，点击免费试用，开启高效、合规、智能的财务档案管理之旅。