在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自 1995 年成立以来，便在行业中崭露头角。它不仅是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务更是聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。作为中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在 2011 年，动力源就高瞻远瞩地开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建费控系统、采购管理系统等，然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂繁琐，系统之间犹如一道道难以跨越的壁垒，与预期的数字化转型效果差距较大。特别是在短期差旅管理方面，问题日益凸显，成为了制约企业进一步发展的瓶颈。接下来，让我们深入了解动力源在财务数字化转型前，短期差旅管理面临的具体困境。
困境丛生：短期差旅管理旧貌
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多系统迷宫：操作体验如陷泥潭
在动力源以往的短期差旅管理模式下，员工仿佛置身于一个复杂的多系统迷宫之中。申请单的提交，需要员工在各个系统之间来回切换，就像在不同的房间之间反复穿梭，浪费了大量的时间和精力。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，这不仅效率低下，还容易出现错误。发票的验真、查重工作同样依赖手工进行，假票、错票、重票的情况时有发生，犹如一颗颗隐藏的“定时炸弹”，给企业的财务管理带来了巨大的风险。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 -
数据孤岛：信息滞后难联动
系统的割裂导致数据分散在各个角落，形成了一个个数据孤岛。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就好比各个部门之间缺乏有效的沟通和协作，各自为政，使得财务制度难以落地实施。数据报表的统计也依赖手工操作，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，就像在茫茫大海中航行却没有指南针，无法对业务运营及时进行调整和优化。在短期差旅管理中，这种信息滞后的问题尤为突出，严重影响了企业的决策效率和运营效果。 -
业务繁杂：报销稽核似乱麻
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。短期差旅成为了业务人员的家常便饭，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作就像一团乱麻，让人无从下手。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了报销的复杂性和管理的难度。 -
流程繁琐：组织架构下的困境
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过 PC 端 OA 系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种繁琐的流程在短期差旅管理中造成了极大的不便，降低了员工的工作效率和满意度。
破局之道：合思解决方案登场
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系统集成：打破数据壁垒新征程
面对动力源短期差旅管理中的诸多困境，合思提供了一套全面的解决方案。在系统集成方面，合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，就像为不同的部门搭建了一座沟通的桥梁，使得信息能够顺畅流通。同时，将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的痛苦。从此，在短期差旅管理中，各个系统之间能够协同工作，为企业的财务管理带来了全新的体验。 -
无需报销：员工幸福指数飙升
合思的无需报销解决方案，让动力源的业务人员在短期差旅中享受到了前所未有的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标的管控，从源头上保证了消费的合规性。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了财务工作的效率，也让员工在短期差旅管理中感受到了科技带来的便捷。 -
连接能力：打通数据流转脉络
合思费控系统具有强大的系统连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在短期差旅管理中，这种强大的连接能力使得各个环节能够紧密相连，形成一个有机的整体。
落地生根：方案实施步步为营
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深入沟通：定制专属方案
合思团队深知每个企业都有其独特的需求和特点。为了确保解决方案能够真正满足动力源短期差旅管理的需求，合思团队与动力源相关部门进行了深入沟通。他们详细了解了动力源现有系统架构、业务流程和需求痛点，就像一位经验丰富的医生，为动力源进行了全面的“体检”。在此基础上，合思团队制定了详细的系统集成方案，为后续的实施工作奠定了坚实的基础。 -
系统对接：无缝融合新体验
按照制定好的方案，合思团队开始进行系统对接工作。他们将 HR 系统、BPM 系统等与合思费控系统进行数据同步和功能集成，就像将不同的零部件组装成一台精密的机器。同时，为了确保动力源员工能够熟练操作新系统，合思团队还对员工进行了系统使用培训。通过培训，员工们逐渐熟悉了新系统的操作流程，为短期差旅管理的数字化转型提供了有力的人力支持。 -
测试优化：确保系统稳定可靠
在实施过程中，合思团队并没有掉以轻心。他们不断进行测试和优化，及时解决出现的问题，就像一位细心的工匠，对每一个细节都精益求精。通过不断的测试和优化，确保了系统的稳定性和可靠性，为动力源的短期差旅管理提供了一个坚实的技术平台。
成效显著：短期差旅管理新风貌
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操作革新：效率成本双丰收
合思解决方案的实施，让动力源的短期差旅管理实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了 3 周，效率提升了 300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。这就好比为企业的财务管理按下了“加速键”，让企业在短期差旅管理中能够更加高效地运转。 -
员工体验：便捷高效新感受
对于员工来说，合思解决方案带来了全新的体验。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，无论是拍照、扫码还是录入，都变得更加快捷方便。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在短期差旅中，员工们不再为繁琐的报销流程而烦恼，能够更加专注于工作。 -
财务管控：合规统一新境界
在财务方面，合思解决方案让审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量的时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多的精力，可以去做更有价值的财务分析和决策工作。在短期差旅管理中，财务管控变得更加科学、高效。 -
管理决策：全程管控新视角
对于企业管理者来说，合思解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的短期差旅管理提供了更加科学的决策依据。
携手前行：动力源的评价与号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的专精特新企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临短期差旅管理以及财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业财务管理的新篇章。
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