在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进推广，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统纸质档案管理模式却在这一变革浪潮中显得格格不入，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档环节，工作人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的束缚，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、多人同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对存储空间和人力都提出了极高的要求，导致管理成本居高不下。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的费用记录数字化提供了全新的解决方案。
合思档案：开启数字化管理新架构
合思档案的诞生，源于对企业电子会计档案管理需求的深刻洞察。其整体架构和设计理念以实现电子会计档案全生命周期管理为核心，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。
在采集环节，合思档案拥有强大的智能采集能力。它不仅借助外部生态的先进技术，如OCR识别、RPA技术等，还通过内部系统的EAI插件、API接口等，实现了对电子凭证的高效采集。无论是来自外部的各类发票，还是内部系统生成的业务单据，都能被精准捕获，为后续的处理奠定坚实基础。
制档环节，合思档案展现出了卓越的智能化水平。它采用智能关联、自动组装的方式，将采集到的各类凭证进行快速整合，同时进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件，确保档案的规范性和准确性。
管理环节，合思档案实现了精准权限管控，不同用户只能访问其权限范围内的档案信息，保障了数据的安全性。档案目录可以根据企业的实际需求进行灵活扩展，同时采用水印管理和符合国标要求的档号编制，进一步提升了档案管理的规范性。
利用环节，合思档案为用户提供了便捷的查询和使用体验。多维检索功能让用户可以快速定位所需档案，一站式预览功能让用户无需在多个系统之间切换，即可查看完整的档案信息。在线借阅和异构系统联查功能，方便了用户在不同场景下对档案的使用。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，则进一步提高了档案管理的效率和准确性。
核心功能：解锁费用记录数字化优势
合思档案在费用记录数字化方面具有诸多核心功能和显著优势。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联和自主采集的方式，能够与企业现有的各类业务系统进行无缝对接，实现数据的自动采集和传输。大文件自动切割和数电票自动化解析功能，进一步提高了采集效率，确保了数据的准确性。
档案制档环节，智能关联和自动组装功能让档案的生成变得更加高效。通过对凭证之间的关联关系进行智能识别，系统可以自动将相关凭证组装成完整的档案，大大减少了人工操作的工作量。四性检测和业务检测功能，确保了档案的合规性和准确性，自定义版式文件功能则满足了企业个性化的档案管理需求。
档案管理方面，精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，为企业提供了更加安全、灵活的档案管理方式。水印管理和档号符合国标要求，进一步提升了档案的规范性和安全性。
档案利用环节，多维检索和一站式预览功能让用户可以快速、准确地找到所需档案。在线借阅和异构系统联查功能，方便了用户在不同系统之间的数据共享和使用。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，提高了档案管理的效率和准确性，为企业的费用记录数字化提供了有力支持。
行业案例：见证合思档案卓越成效
合思档案的卓越性能在不同行业的应用中得到了充分验证，众多企业通过使用合思档案实现了降本增效和合规经营。
好想你健康食品股份有限公司在引入合思档案后，取得了显著的成效。在财务归档环节，人工耗时减少了90%，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了企业的工作效率，还降低了管理成本，为企业的发展提供了有力支持。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元。同时，报销效率提升了300%，大大提高了企业的资金流转速度和员工的工作满意度。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，并实现了100%的合规降本。这使得企业在市场竞争中更具优势，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到了100%。这不仅提高了企业的档案管理效率，还确保了企业的合规经营，为企业的品牌形象提升做出了贡献。
合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在费用记录数字化的道路上，合思档案无疑是企业的最佳选择。
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