在时代的浪潮中，电子凭证数字化转型的步伐正不断加快。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的推广。这些举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将随着这股数字化浪潮得到全面解决。电子凭证全流程无纸化的时代，已然拉开了帷幕。
在这一充满机遇与挑战的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一座灯塔，为企业照亮了财务档案管理的前行之路，助力企业解决财务档案管理中的诸多难题，实现智能档案查询的高效便捷。
海亮教育：传统档案管理的困境之殇
海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的璀璨教育服务品牌，是国内教育服务提供商中的佼佼者，怀揣着成为全球优质教育服务引领者的宏伟愿景。然而，在财务档案管理的领域，这家教育巨头却面临着重重困境。
企业业务与财务系统犹如一座座孤岛，各自独立运行，数据之间难以互通。结构化数据的提取，就像是在茫茫大海中寻找针一般困难，耗费了大量的时间和精力。电子发票的处理更是让人头疼不已，打印、查重、验伪等一系列操作不仅耗时费力，还造成了纸张的极大浪费，与当下绿色环保的理念背道而驰。
实物档案资料如同沉重的包袱，占据着大量的物理空间。为了管理这些实物档案，企业不得不设立专人岗位，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案在存储过程中，损坏的情况时有发生，一旦出现这种情况，企业将面临着巨大的风险，可能会影响到财务数据的完整性和准确性。
此外，不断重复的纸质档案录入工作，就像一场永无止境的马拉松，不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，每一个环节都需要小心翼翼，费时费力却效果不佳。在这样的困境下，海亮教育急需一种高效、智能的档案管理解决方案，以实现智能档案查询，提升财务管理的效率和质量。
合思档案：量身定制的智能解决方案
面对海亮教育的困境，合思档案挺身而出，为其量身定制了一套全方位的解决方案，让智能档案查询成为可能。
在档案数据来源方面，合思档案充分发挥科技的力量。对于电子档案，通过先进的OCR技术，自动识别和整理各类文档信息，就像一位智能的档案管理员，能够快速准确地将电子文档中的数据提取出来。对于实物档案，合思档案将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成数字化副本，为企业构建了一个完整的电子档案数据库。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部和外部两个方面。内部档案包括各种内部报告、合同等，这些是企业运营的重要记录；外部档案则涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录，是企业与外界沟通的重要凭证。合思档案对这些档案进行统一管理，确保每一份档案都能得到妥善的保存和利用，方便企业进行智能档案查询。
自动归档是合思档案的一大亮点。它根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，就像一位精准的分拣员，将不同类型的档案准确地放置在相应的位置。这样一来，信息的有序性和可追溯性得到了极大的提升，企业在进行智能档案查询时，能够快速定位到所需的档案信息。
为了进一步提升企业的管理效率，合思档案还提供了自助OA功能。员工可以方便地提交申请并进行审批流程，就像在网上购物一样便捷。同时，合思档案集成金蝶EAS，支持企业的日常运营和管理活动。对于原有的纸质档案，合思档案进行数字化处理，将其转化为电子档案，便于保存和使用，为企业实现智能档案查询提供了有力的支持。
成效显著：海亮教育的华丽转身
在合思档案的助力下，海亮教育迎来了财务档案管理的华丽转身，智能档案查询变得轻松高效。
档案整理匹配效率得到了极大的提升，相比以往，提升了90%。曾经需要花费大量时间和人力才能完成的档案整理匹配工作，如今在合思档案的智能算法和自动化流程下，能够快速准确地完成。这不仅节省了时间，还提高了工作效率，让财务人员能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
存储空间大幅减少，减少了72%。大量的实物档案被数字化处理后，不再需要占据大量的物理空间。企业可以将节省下来的空间用于其他更有意义的用途，如办公区域的扩展或设备的更新。同时，数字化档案的存储更加安全可靠，避免了实物档案损坏的风险。
每年纸张打印成本节约了3万元。电子发票的处理不再需要打印纸质发票，避免了纸张的浪费。这不仅符合绿色环保的理念，还为企业节省了一笔可观的成本。而且，电子发票的管理更加便捷，企业可以随时随地进行智能档案查询，了解发票的相关信息。
财务人力减少了3人。合思档案的自动化功能和高效的管理流程，使得财务档案管理工作不再需要大量的人力投入。企业可以将节省下来的人力用于其他重要的岗位，提高企业的整体运营效率。
合思档案：引领电子凭证数字化转型新潮流
合思档案就像一把钥匙，为企业打开了降本增效的大门。它实现了自动化归档，让企业告别了重复性的工作，员工不再需要花费大量的时间和精力在繁琐的档案整理和录入工作上。档案利用变得便捷高效，企业可以通过智能档案查询，快速获取所需的档案信息，为决策提供有力的支持。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，企业可以更好地掌握财务状况，防范风险。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案正站在这一时代潮流的前沿，推动我国电子凭证数字化转型。它打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，让企业在数字化的浪潮中占据先机。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。
在电子凭证数字化转型的道路上，合思档案将继续发挥引领作用，为更多企业提供优质的服务和解决方案。如果您的企业也想体验智能档案查询的便捷高效，实现财务档案管理的转型升级，不妨来免费试用合思档案，开启属于您企业的数字化转型之旅。
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