在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此卓越的企业，在财务档案管理方面也曾遭遇困境。而合思，这家创立于2014年，专注为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功为金牌橱柜提供了一套行之有效的电子档案建设解决方案，助力其实现了财务档案管理的数智化转型。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
业务庞大：档案管理压力剧增
金牌橱柜在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。如此庞大的业务规模，使得财务档案管理工作变得异常复杂。会计档案散落于各个系统之中，导致档案数据难以有效利用。每一份档案都需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这一系列繁琐的操作耗费了大量的人力和时间。
纸质为主：效率低下问题凸显
财务档案在临时保管1年后移交综合档案管理，独立的档案室专门用于存放纸质档案。在这种以纸质档案管理为主的模式下，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率极其低下。传统的档案管理方式已经无法满足企业快速发展的需求，电子档案建设迫在眉睫。
合思方案：电子档案建设的密钥
统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先着眼于打破数据孤岛。通过统一存储的方式，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这使得原本分散在各个系统中的档案数据能够集中在一起，方便企业进行统一管理和利用。
证据链全：业财一体穿透
搭建完整的业务证据链是合思方案的一大亮点。通过构建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，使得业财一体双向穿透成为可能。企业可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，提高了财务数据的准确性和可靠性。
数据共享：便捷高效查阅
合思的解决方案还实现了数据共享和一站式查阅。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。企业员工无需再像以往那样在各个系统中寻找所需的档案数据，只需在一个平台上即可完成查阅操作。
回单无纸化：降本增效显著
海量银行回单的管理一直是企业财务档案管理中的难题。合思通过自动采集、切割、组装银行回单，实现了全面无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本，还提高了工作效率，助力企业实现了绿色办公。
实施步骤：电子档案建设的有序推进
数据采集：智能高效互联
合思档案平台通过开放式接口与金牌橱柜的各个系统进行互联，自主采集档案数据。对于大文件，系统能够自动进行切割，同时实现数电票的自动化解析。这一系列智能化的操作，确保了档案数据的准确采集和高效处理。
档案组装：关联检测精准
利用智能关联技术，合思能够自动组装档案，并进行四性检测和业务检测。同时，系统支持自定义版式文件，满足了企业多样化的档案管理需求。在档案组装过程中，精准的检测和灵活的定制功能，确保了档案的质量和规范性。
权限管控：安全合规保障
精准的权限管控是合思方案的重要保障。通过灵活扩展档案目录和进行水印管理，确保档号符合国标要求。这不仅保障了档案数据的安全性，还满足了企业对档案管理合规性的要求。
检索预览：便捷多样服务
合思为金牌橱柜提供了多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查。在实物档案管理方面，实现了混序归档和可视化盘点档案数据。这些便捷多样的服务，提高了企业员工的工作效率，使得档案管理工作更加轻松便捷。
显著成果：电子档案建设的红利显现
效率提升：时间成本骤降
金牌橱柜在实施合思的解决方案后，取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，工作效率得到了大幅提升。员工不再需要花费大量的时间在繁琐的档案管理工作上，能够将更多的精力投入到核心业务中。
成本降低：运营负担减轻
预估节省总体成本30万 +/年，有效降低了企业的运营成本。纸张、打印设备等费用的减少，以及人工成本的降低，让企业在财务档案管理方面的支出大幅减少，为企业的发展提供了更多的资金支持。
合规达标：管理规范升级
档案合规性达到100%，满足了企业对档案管理合规性的要求。合思的解决方案严格遵循国家相关标准和规定，确保了档案数据的安全、准确和完整。这不仅为企业的发展提供了有力的保障，也提升了企业的形象和信誉。
智能管理：准确高效升级
实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。通过自动化的流程和智能化的工具，档案管理工作变得更加规范、高效。企业能够更加及时、准确地获取所需的档案数据，为决策提供有力的支持。
客户反馈：电子档案建设的高度认可
数据互联：难题迎刃而解
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。合思档案帮助金牌橱柜实现了多系统数据互联，解决了档案管理难题，提升了企业的数字化管理水平。通过电子档案建设，企业的财务档案管理工作变得更加顺畅，数据的流通和共享更加高效。
收益显著：核心竞争力增强
方案收益显著，为企业节省了大量成本，提高了工作效率，增强了企业的核心竞争力。在当前经济环境下，企业的成本控制和效率提升至关重要。合思的解决方案为金牌橱柜提供了有力的支持，使其在市场竞争中占据了更有利的地位。
服务贴心：项目顺利实施
合思以客户为中心的服务理念，提供了专业、高效的服务，保障了项目的顺利实施。在项目实施过程中，合思的团队始终与金牌橱柜保持密切沟通，及时解决遇到的问题。这种优质的服务让金牌橱柜感受到了合思的诚意和实力。
功能强大：需求全面满足
合思档案的功能强大，操作便捷，满足了企业多样化的档案管理需求。无论是档案的存储、检索，还是业务证据链的搭建，合思的解决方案都能够提供全面的支持。这使得金牌橱柜能够根据自身的业务需求，灵活调整档案管理策略。
行动号召：开启电子档案建设之旅
合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术实力和丰富的行业经验。秉承以客户为中心的服务理念，合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨立即联系合思，电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，开启电子档案建设之旅，免费试用合思的财务数智化解决方案，让您的企业在数字化浪潮中脱颖而出！
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/16940.html
